コラム
COLUMN
入退室管理システム導入を成功に導く選定ポイントと運用方法
セキュリティ強化や業務効率化を目的に、多くの企業で入退室管理システムの導入が進んでいます。入退室管理システムを導入する際、認証リーダーの選定や運用方法、既存設備との連携など、慎重な検討が欠かせません。また、生体認証との組み合わせにより、セキュリティ性と利便性を両立した運用が可能です。
◎セキュリティ課題と入退室管理システムの必要性
近年、内部不正や情報漏洩といったセキュリティ上の問題が深刻化しており、物理的なセキュリティ強化が企業にとって急務となっています。こうした背景のもと、入退室管理システムの導入が、多くの企業で検討・実施されるようになっています。入退室管理システムとは、建物や部屋への入退室履歴を自動で記録・管理するシステムであり、セキュリティ強化と業務効率化の両立を可能にします。従来のような紙での出入り記録や鍵の貸し出し・返却による管理では、手間がかかるうえに不正利用や記録漏れなどのリスクを完全に排除することは困難です。入退室管理システムを導入すれば、正確な記録がリアルタイムで取得でき、誰がいつどこに出入りしたかを即座に把握できます。入退室管理システムの導入は、セキュリティ事故の抑止にもつながる有効な対策です。セキュリティ上の問題が発生すれば、社会的信用を失い、被害の回復には時間とコストがかかるため、入退室管理システムを導入し、未然に防ぐことが重要です。万が一、不正なアクセスやセキュリティ上の問題が発生した場合でも、ログデータを活用して迅速な原因究明や再発防止策の検討が可能となります。また、入退室管理システム導入のメリットはセキュリティ面に限りません。出退勤時間の記録や施設利用状況の把握など、業務効率化や勤怠管理の精度向上にも貢献します。入退室管理システムの履歴データを活用することで、タイムカードや手動入力による記録ミスや改ざんリスクを排除できます。勤怠管理システムと入退室管理システムを連携すれば、遅刻や早退、残業時間の把握もリアルタイムで行えるため、人事・総務部門の集計作業の手間を大幅に削減することが可能です。さらに、入退室管理システムを導入することで、企業は厳格なセキュリティ体制を構築することができ、取引先からの信頼を得られます。とくに、顧客情報や研究開発データなどの機密情報を取り扱う企業にとっては、物理的セキュリティをいかに強化するかが企業価値を左右する重要な要素となります。また、PマークやISMSといった認証の取得・維持には、入退室管理システム導入が不可欠です。こうした認証制度に対応した管理体制を整備することは、情報資産の保護体制を客観的に証明でき、コンプライアンス強化にもつながります。個人情報保護法への対応強化としても、入退室管理システムの導入は効果的な対策です。とくに、マイナンバーや医療情報などの特定個人情報を取り扱う事業者にとっては、情報資産を守るための厳格な管理体制が求められており、正確なアクセス制御と履歴の記録ができる入退室管理システムがその中核を担います。今後、企業としては多様化する働き方に対応した柔軟性とセキュリティ性を両立した入退室管理システムの導入を視野に入れる必要があります。
◎入退室管理システム導入における選定ポイント
入退室管理システムの導入にあたっては、自社の規模や目的、セキュリティ要件に応じた慎重な選定が必要です。入退室管理システムを導入しても、導入目的とシステムの機能がかみ合っていなければ、十分な効果を発揮できません。まず第一に、入退室管理システムを導入する目的を明確にすることが重要です。たとえば、セキュリティ強化が主目的なのか、勤怠管理や業務効率化を重視するのか、あるいはその両方なのかによって、入室のみの管理か入退室両方必要かが変わってきます。セキュリティ強化に加えて勤怠管理も重視するなら、入退室の両方をカバーするシステムの導入を検討すべきです。その場合、認証リーダーは扉の外側と内側の両方に設置しなければなりません。次に、企業の規模やセキュリティポリシーに応じた入退室管理システムのレベルを選定することが求められます。たとえば、複数拠点を有する中規模企業や大企業では、一元管理が可能なシステムが効果的ですが、個人事務所や小規模オフィスでは、シンプルな構成でも十分なケースがあります。また、クラウド型かオンプレミス型かの選定も大きな検討事項です。クラウド型は初期費用がおさえられ、導入がスムーズな一方で、通信環境への依存度が高く、セキュリティ面で不安を感じる企業も少なくありません。KJ TECH japanの入退室管理システムは、セキュリティ性と拡張性に優れたオンプレミス型を採用しており、自社ネットワーク内で完結した運用が可能です。とくに、カスタマイズ性や高い機密性を求める企業にはオンプレミス型の導入が適しています。さらに、導入にあたっては、施設内のセキュリティゾーニングを事前に行うことが有効です。一般エリア、重要資料を保管する部屋、役員フロアなど、エリアごとにセキュリティレベルを定めることで過剰な投資をおさえつつ、必要な箇所に的確な認証リーダーを設置することができます。高度なセキュリティレベルを要するエリアには、複数の認証方法を組み合わせることで、さらに厳格なセキュリティ体制を構築可能です。認証方法には従来のカード認証や暗証番号認証に加え、顔認証や指紋認証、静脈認証などの生体認証があります。たとえば、利便性を重視するのであれば非接触で顔を向けるだけで認証できる顔認証が効果的であり、高セキュリティを求める環境では精度の高い本人確認が可能な静脈認証が適しています。利便性・セキュリティ性・コストを比較し、生体認証などの最適な認証方法を選ぶことが重要です。入退室管理システムの導入においては、既存システムや扉との互換性も見落としてはなりません。勤怠管理システムや電気錠、監視カメラなどのシステムと連携できる入退室管理システムなら、セキュリティの一元管理や業務効率の向上が図れ、運用負担の軽減にもつながります。また、事業の成長や従業員の増加を見据え、将来的な拡張が可能なシステム設計であるかどうかも確認すべきポイントです。最初はコストをおさえつつ、必要に応じて台数や拠点を拡張できる柔軟性があれば長期的にも安心です。セキュリティ強化だけでなく、日常的な使いやすさや管理負担の軽減も、入退室管理システムの選定において見逃せない要素となります。社員が毎日使うものであるからこそ、操作性や認証速度、トラブル時の対応手順など、実運用を意識した選定が必要です。機器の操作が直感的で、トラブルが発生しにくい設計であるかも重要な視点です。
◎入退室管理システムの効果的な運用方法
入退室管理システムの効果的な運用には、導入前後の綿密な計画と社内での運用ルールの徹底が不可欠です。まず、入退室管理システムの導入にあたっては、導入スケジュールや各拠点・フロアごとの設置予定箇所を事前に明確化しておくことが重要です。これにより、工期の遅れや現場での混乱を防ぎ、スムーズな立ち上げが実現します。次に、入退室管理システムの安定した運用を継続するためには、定期点検の実施とともに保守契約の締結が有効です。入退室管理システムは1度導入すれば終わりではなく、運用を続けるなかでソフトウェアのアップデートやリーダーの経年劣化、利用者情報の更新といった作業が発生します。保守契約を結んでおくことで、万が一のトラブルにも迅速に対応でき、長期的にシステムの信頼性を確保できます。入退室管理システムの保守サービスには、運用の自動化プログラムの設計やテストの実施、人的サポートなどがあり、これらを活用することで企業の担当者にかかる負担も大きく軽減されます。入退室管理システムを導入する際には、セキュリティ体制強化の目的や、導入に至った背景を従業員に丁寧に説明することも欠かせません。目的や背景を理解してもらうことで従業員の協力が得られ、円滑な導入と運用につながります。また、日常の運用ルールやトラブル発生時の対応手順、緊急時の連絡体制などを明確にし、全従業員に周知・共有することも重要です。とくに顔認証や指紋認証などの生体認証を導入する場合は、利用者によっては心理的な抵抗を感じる場合もあり、プライバシーへの配慮が求められます。たとえば、生体情報がどのように取り扱われるか、何に使用されるかといった点についても明示し、安心して使用できる環境を整える必要があります。一方で、入退室管理システムを運用・管理する立場にある管理者に対しての、徹底した教育も求められます。たとえば、生体情報や入退室履歴データの安全な取り扱い方針や、退職者・異動者に対するアクセス権限の即時削除、履歴の管理・分析といった実務的な知識を教育することで、より強固なセキュリティ運用が可能です。入退室管理システムの履歴データを定期的に確認・分析することは、システムの効果を最大限に活用するポイントです。これにより、部外者侵入や内部不正の兆候を早期に発見できるほか、業務時間の把握や出退勤データの精度向上、各部署の稼働状況の可視化などにも応用できます。こうしたデータ活用は、単なるセキュリティ対策にとどまらず、組織全体の業務効率化にも貢献します。このように、入退室管理システムの効果を最大化するためには、計画的な導入準備とともに、社内体制の整備、従業員への理解促進、管理者の教育、そして導入後の継続的な運用・分析の仕組みづくりが求められるのです。
◎スムーズな入退室管理システム導入を可能にする指紋認証リーダーKJ-3400F
多くの人にとって最もなじみ深い指紋認証であるKJ-3400Fは、カード認証にも対応しており、継続的な使いやすさで、入退室管理システムのスムーズな運用を実施できます。最大5,000件の指紋情報と40,000枚のカード登録に対応しており、中規模オフィスや施設への入退室管理システム導入に最適なスペックを備えています。また、自動・方向指紋認識機能を搭載しているため、指の向きや位置が多少ずれていても正確に認証が可能であり、誰にでも簡単に扱えます。入退室管理システム導入後、正確に入退室履歴を記録し、確認・分析することは、内部統制や不正対策の観点でも非常に重要です。指紋認証リーダーKJ-3400Fは20万件のイベントログ保存が可能なため、長期間の履歴管理に対応でき、トラブル時の原因追及や勤怠管理にも活用できます。入退室履歴をもとにした業務改善にもつながり、入退室管理システム導入の効果を最大限に引き出すことができます。さらに、IP65等級の防水防塵性能を備えており、雨風や粉塵の多い環境にも耐えられる設計です。屋外の出入口や工場のゲートなどにも設置できるため、入退室管理システムの屋外への導入を検討している企業にも最適です。
◎利便性の高い入退室管理システム導入に最適な顔認証リーダーFE-500L
顔認証リーダーFE-500Lは、利便性と衛生面の両方に優れた特長を備えており、あらゆる施設への入退室管理システム導入に適したデバイスです。最大3,000人分の顔情報を1秒未満という高速処理で認証できる顔認証リーダーFE-500Lは、混雑時でもスムーズな人の流れを確保します。また、最大3人までの同時認証に対応しており、複数人が1度に入退室するシーンでもストレスなく運用できます。顔認証による入退室管理システムを導入することで、非接触による衛生的な認証環境を整えられる点も大きなメリットです。さらに、マスクを着用したままでも高精度な認証ができるため、医療機関や介護施設、製造業など衛生管理が求められる現場においても安心して入退室管理システムの導入が可能です。操作面においても、顔認証リーダーFE-500Lは5インチのタッチパネルを搭載しており、視認性の高さと直感的な操作性を両立しています。現場の運用担当者にとっても扱いやすい設計となっており、入退室管理システム導入時の負担軽減にもつながります。通信方式には信頼性の高いTCP接続を採用しています。TCPとは、デバイスとサーバー間で確実な通信を行うためのプロトコルで、データの欠落や誤送信を防ぐ仕組みが特徴です。オプションでWi-Fi接続にも対応しており、配線工事が難しい環境やネットワーク構成を柔軟に対応させたい場合にも最適です。
◎高セキュリティの入退室管理システム導入を実現する静脈認証リーダーFE-700VE
高度なセキュリティレベルが求められる施設においては、認証精度と耐偽造性に優れた静脈認証を活用した入退室管理システムの導入が効果的です。KJ TECH japanの静脈認証リーダーFE-700VEは、静脈・顔・カード・暗証番号の4種類の認証方法に対応しており、とくに静脈認証と顔認証を組み合わせた二重認証を行うことで、より厳格なセキュリティ体制を構築できます。認証速度においても、0.5秒未満の高速認証を実現しており、セキュリティ性だけでなく日常の運用における利便性も兼ね備えています。イベントログは最大200,000件まで記録でき、入退室管理システム導入後の履歴分析や不正検出、勤務実態の把握にも有効です。また、静脈データ、顔データ、カードデータはいずれも10,000件まで登録でき、大規模企業への入退室管理システム導入にも対応できます。さらに、静脈認証リーダーFE-700VEは、火災報知器用ポートやリレー出力、ほかの制御機器との連携が可能なウィーガンド出力にも対応しています。これにより、火災発生時の非常扉の自動開放、警報機や照明との連動、電気錠やエレベーター制御など、外部機器との連携が容易となり、柔軟な入退室管理システム運用が可能になります。
◎生体認証を組み合わせた入退室管理システムの導入事例
入退室管理システムの導入にあたっては、施設の規模や用途に応じた生体認証リーダーの選定が重要です。適切な認証方法を選ぶことで、セキュリティの向上とスムーズな運用の両立が実現できます。
⚪︎中小規模オフィスの入退室管理システムに指紋認証リーダーKJ-3400Fを導入
中小企業のオフィスでは、限られた予算とスペースのなかでも高精度なセキュリティ対策が求められます。指紋認証リーダーKJ-3400Fを入退室管理システムに導入することで、運用負担をおさえつつ、確かなセキュリティを確保できます。コンパクト設計で設置も簡単なため、受付や執務室入口などにも柔軟に対応可能です。
⚪︎介護施設の入退室管理システムに顔認証リーダーFE-500Lを導入
介護施設では、利用者の安全確保と職員の勤怠管理の効率化が重要です。顔認証リーダーFE-500Lを入退室管理システムに導入することで、非接触・高速認証が可能となり、感染症対策にも配慮した運用が実現できます。視認性の高いタッチパネルで、設定や認証操作もスムーズに行うことができます。
⚪︎研究機関の入退室管理システムに静脈認証リーダーFE-700VEを導入
高度なセキュリティ管理が求められる研究機関では、セキュリティ性の高い静脈認証リーダーFE-700VEを活用した入退室管理システムの導入が効果的です。顔認証との二重認証にも対応し、許可された研究者のみが出入りできる環境を構築できます。病原体や化学物質などを取り扱うことが多い研究機関でも、非接触の静脈認証リーダーFE-700VEは、二次感染や汚染拡大のリスクを大幅に低減できます。
◎まとめ
入退室管理システムの導入は、セキュリティ強化と業務効率化の両立を図る有効な手段です。導入にあたっては、自社の目的や環境に応じた認証方法やシステム構成の選定、導入後の運用体制までを見据えた計画が重要です。適切な導入と継続的な運用により、組織の安全性と信頼性を高めることができます。生体認証を組み合わせた入退室管理システムの導入をご検討の際は、KJ TECH japanまでご相談ください。
