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Pマーク取得後のセキュリティ運用とは？更新を見据えた入退室管理

オフィスや医療施設、人材サービス会社など、個人情報を取り扱う事業者では、保管場所への入室者を制限し、入退室の履歴を残すセキュリティ運用が求められます。Pマーク取得後も、従業員の異動や退職、組織変更などにあわせて入室権限を見直し、適切な管理を続けることが重要です。Pマークの有効期間は2年間で、継続には更新審査が必要です。更新時に記録や権限をまとめて整理するのではなく、日々の入退室管理で必要な記録を残せる環境を整えることで、セキュリティ運用を継続しながら更新時の負担も軽減できます。

◎Pマーク取得後も続くセキュリティ運用の必要性

Pマークは、個人情報を適切に取り扱うための体制を整え、基準に沿って運用している事業者に付与される制度です。一般財団法人日本情報経済社会推進協会（JIPDEC）が運営しており、2026年3月末時点で17,788社がPマークの付与を受けています。Pマークを取得するためには、個人情報の取得から利用、保管、廃棄まで、社内でどのように管理するのかを定める必要があります。その仕組みが個人情報保護マネジメントシステム（PMS）です。ルールを文書として整備するだけではなく、実際の業務で継続して運用し、その状況を確認しながら改善していくことが求められます。

セキュリティ対策もPMSの運用に含まれます。個人情報を保管している書庫やサーバー室に誰でも入れる状態であれば、書類やデータの持ち出し、紛失などにつながるリスクがあります。こうしたリスクを洗い出し、入室できる担当者を限定する、入退室の記録を残すなど、事業者の状況に応じた対策を講じます。必要な対策は、扱う個人情報の種類や量、保管場所、業務内容などによって異なります。大切なのは、自社で把握したリスクに対して必要な対策を決め、そのルールが実際の現場でも守られている状態を維持することです。

Pマークの審査は、プライバシーマーク付与適格性審査基準やJIS Q 15001:2023に準拠した構築・運用指針にもとづいて行われます。個人情報を管理する台帳や社内規程などの文書だけでなく、従業者への教育や内部監査を含め、定めたルールが実際に運用されているかも確認されます。入退室管理も、ルールと実際の運用を一致させておく必要があります。個人情報を保管する部屋への入室者を制限すると定めているのであれば、誰に入室権限を与えているのかを適切に管理し、その運用状況を確認できるようにしておくことが重要です。入退室の履歴が残っていれば、誰がいつ利用したのかを確認でき、定めたルールに沿って管理していることを示す記録にもなります。Pマークの有効期間は2年間で、継続して使用するには更新審査を受ける必要があります。更新申請は、有効期間満了日の8か月前から4か月前までが受付期間です。取得時に整えたPMSをそのまま維持するのではなく、従業員の異動や組織体制、業務内容、法令などの変化に応じて見直しながら運用を続ける必要があります。取得時だけセキュリティ対策を整えても、その後に退職者の入室権限が残っていたり、入退室の記録が十分に残っていなかったりすれば、実際の運用とのずれが生じます。Pマークの更新に備えるうえでも、日常の業務のなかでセキュリティ運用を継続し、必要な記録を残せる仕組みを整えておくことが重要です。

◎Pマーク更新前に見直したい入退室管理

Pマークを取得したあとも、従業員の異動や退職、組織変更などによって、個人情報を取り扱う環境は変化していきます。取得時に定めたルールをそのままにしていると、現在の業務や組織体制と合わなくなることがあります。入退室管理についても、当初設定した入室権限が現在の担当者や業務内容と一致しているか、定期的な確認が必要です。とくに確認しておきたいのが、個人情報を保管する書庫やサーバー室などへの入室権限です。退職した従業員のカードが有効なまま残っていたり、異動前の部署で使用していたエリアへの権限が継続していたりすると、本来は入室する必要のない人物が通行できる状態になります。

Pマークの構築・運用指針では、個人情報を管理する台帳を整備し、個人情報の項目や利用目的、保管場所、アクセス権を有する者などを管理することが求められています。台帳の内容は少なくとも年に1回確認し、最新の状態に保つ必要があります。入退室管理では、台帳に記載されたアクセス権と、カードや認証システムに設定されている入室権限に違いがないかを確認します。確認の対象は正社員だけではありません。派遣社員や清掃業者、設備の保守業者などに入室権限を付与している場合は、契約期間や業務内容にあわせた管理が必要です。契約終了後も認証情報が残っていれば、システム上は引き続き入室できる可能性があります。現在も入室する必要がある人物なのかを確認し、不要になった権限は速やかに削除します。

Pマークの継続的な運用では、こうしたアクセス権の確認に加え、個人情報保護に関するリスクの見直しや従業者への教育、内部監査なども必要になります。更新時期になってから入退室記録や権限設定をまとめて確認すると、過去の記録の確認や不備の洗い出しに時間がかかります。更新時の負担をおさえるには、日常の入退室管理のなかで記録を蓄積し、権限の変更も随時反映できる環境を整えておくことが重要です。認証リーダーを利用すれば、認証した人物や日時を自動で記録でき、必要な期間の履歴をあとから確認できます。退職や異動、契約終了にあわせて認証情報を変更することで、入室権限も現在の組織体制にあわせて管理できます。Pマークの更新前に記録や権限を一から整理するのではなく、日々の入退室管理そのものを記録として残しておくことで、継続的なセキュリティ運用と更新準備を切り離さずに進められます。

◎Pマークの更新を見据えた顔認証システム導入のメリット

入退室の記録を残す認証リーダーには、カード認証や暗証番号によるものもあります。ただしカードは貸し借りや紛失が起こり、暗証番号は第三者に入力を見られれば本人以外でも通れてしまいます。Pマークの審査で示す記録に社員の名前が残っていても、実際に入ったのが本人とはかぎりません。そこで有力な選択肢になるのが、顔認証を用いた入退室管理システムです。顔そのものは貸し借りができないため、カードのように他人へ渡ることがありません。入退室の記録に残った名前と、実際にその部屋へ入った人がずれにくくなります。Pマークの審査で求められるのは記録をそろえることだけではなく、その記録が信頼できることです。記録の正確さは、Pマークの更新を見据えるうえで大きなメリットになります。

あわせて、人の入れ替わりに対応しやすい点も見逃せません。カードで管理する場合、退職や異動のたびに登録の停止とカードの回収という2つの手続きが必要になります。暗証番号を共有していれば、退職後も番号を知られたままです。一方、顔認証であれば登録した顔データを削除した時点で通行を止められます。派遣社員の契約が終わった日や、保守業者の作業が終わった日に、担当者がその場で対応できます。Pマークで求められる入退室管理の見直しを、日々の業務のなかで進められます。さらに、Pマークの更新に向けた準備の負担も軽くなります。顔認証であれば、通行のたびに時刻と本人が記録として積み上がっていきます。1年分の記録を確かめる場面でも、必要な期間を指定して取り出すだけですみます。Pマークの更新前に、記入の抜けを探す作業もなくなります。これまで記録を集めていた時間を、内部監査や教育の準備にあてられます。

部屋ごとに管理の強さを変えられることも、顔認証の特長です。社員が毎日通るエントランスであれば、顔を向けるだけで通れる設定が向いています。書庫やサーバー室のように限られた人しか入らない部屋では、顔認証にカード認証を重ねる二重認証も検討したいところです。本人の顔と、本人に貸し出したカードの両方がそろわないと入れないため、なりすましを防ぎやすくなります。エントランスと書庫で機種を分ける必要はなく、Pマークで守りたい部屋だけ設定を変えればすみます。顔認証による入退室管理システムは、Pマークのために特別なセキュリティ運用を用意するものではありません。日々の出入りをそのまま記録として残していくだけで、Pマーク更新の時期に取り出せる状態になります。担当者が意識して手を動かさなくても、Pマークで求められる記録は積み上がっていきます。手を止めずに続けられるセキュリティ運用が、顔認証システムを導入する強みといえます。

◎Pマークの取得から更新まで支える顔認証リーダーFE-500

Pマークの取得から次の更新まで、入退室管理の記録を残し続けやすくするのが、KJ TECH japanが取り扱う顔認証リーダーFE-500です。認証方式は顔とカード、暗証番号、QRコードに対応し、ANDとORで組み合わせられます。そのため、エントランスは顔認証だけで通し、Pマークで管理する書庫やサーバー室では認証をもう1段階加える設定にもできます。登録した顔データを削除すれば、その人は顔認証で通行できなくなります。カードや暗証番号もあわせて設定しているなら、それぞれの登録も消します。管理ソフトの画面で操作できるため、カードの回収を待たずにすみます。退職や異動が決まった日のうちに反映できるため、Pマークで求められる入退室管理の見直しが後回しになりにくくなります。

顔の登録は50,000件、カードの登録は200,000件まで対応し、通行のたびに残るイベントログは200,000件まで保存できます。通行の多くない事業所であれば、数年分の記録を本体に残せる件数です。アンチパスバックにも対応しており、入室の記録がないまま退室することを防げます。蓄積した記録は管理ソフトのGAUSSで一覧でき、内部監査やPマークの更新に向けてExcelやPDFのレポートで出力できます。認証の精度も、Pマークの審査で示す記録の信頼性を高めます。顔認証リーダーFE-500は3D認証方式を採用し、顔認証率は99.99%です。画像や動画、3Dマスクによるなりすましを判別するため、記録に残った名前と実際に通った人がずれにくくなります。顔検出距離は最大2メートルで、識別時間は0.3秒未満です。出勤が重なる時間帯でも通行が滞らないため、日々のセキュリティ運用が現場の負担になりにくいといえます。

◎Pマークで求められるセキュリティ運用を整えた顔認証リーダーFE-500の導入事例

顔認証リーダーFE-500を導入すると、入退室の記録が自動で残り、部屋ごとに入れる人を分けられます。扉ごとにリーダーを設置し、管理ソフトで権限を割り当てる形です。Pマークの更新にかかる担当者の負担を、日々のセキュリティ運用のなかで減らしていけます。

⚪︎システム開発会社に顔認証リーダーFE-500を導入した事例

顧客データを預かるシステム開発会社では、Pマークの更新にあわせて入退室管理を見直しました。以前は建物全体をICカードで管理し、開発エリアに入れる社員はサーバー室にも入れる状態でした。FE-500を導入し、開発エリアは顔認証だけ、サーバー室では顔認証とカード認証を重ねる設定に変えています。顧客データを保管する場所に入れる社員は数名まで絞られ、Pマークの更新審査でも部屋ごとの管理の違いを説明できました。

⚪︎人材紹介会社に顔認証リーダーFE-500を導入した事例

Pマークを取得している人材紹介会社では、履歴書や職務経歴書を書庫に保管し、持ち出しのたびに紙の記録用紙へ書き込んでいました。急ぎのときほど記入が後回しになり、誰がいつ書庫に入ったのかを確かめにくい状態が課題でした。書庫の出入口にFE-500を設置し、通行のたびに担当者名と時刻が自動で残る運用へ変えました。書庫に入れる担当者を限定したことで、個人情報の台帳を年に1回確かめる作業も短時間ですみます。Pマークの更新前も、必要な期間の記録をそのまま取り出せました。

◎まとめ

Pマークの更新では、決めた運用を変化にあわせて見直しながら続けられているかが問われます。個人情報の台帳とアクセス権を照らしあわせる作業は、Pマークの運用で少なくとも年に1回必要です。人の手だけで支えようとすると、担当者の負担は大きくなりがちです。顔認証による入退室管理なら出入りが自動で記録され、権限も管理ソフトから切り替えられるため、セキュリティ運用を無理なく続けられます。Pマーク更新の負担を軽くする顔認証リーダーFE-500の導入をご検討の際は、KJ TECH japanまでお問い合わせください。

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