コラム

COLUMN

オンプレミス型で効率化が高まる勤怠管理システム

近年、企業運営における従業員の勤怠管理は、防犯セキュリティ性や効率性を目的としてオンプレミス型勤怠管理システムの導入が拡大されています。オンプレミス型システムは、社内サーバーを利用して勤怠データを管理するため、外部のアクセスが不要で高いセキュリティを確保できます。また、生体認証を活用した入退室管理システムと連携することで、不正防止や業務負担の軽減も実現します。この記事では、安定性の高いオンプレミス型勤怠管理システムと入退室管理と勤怠管理を一元化できるソフトウェアGaussについてご紹介します。

◎オンプレミス型勤怠管理システムのメリット

勤怠管理システムは、従業員の出退勤や労働時間を正確に把握し、効率的な業務運営を支える重要なシステムです。オンプレミス型勤怠管理システムは、セキュリティ面での優位性があります。勤怠管理データは社内サーバーに保存され、社内ネットワーク内で完結するため、インターネットを介する必要がなく、外部からの不正アクセスや情報漏洩リスクをおさえられます。オンプレミス型勤怠管理システムは、自社内でのデータ管理が可能であり、サーバーへのアクセスを細かく制御できるため、情報セキュリティが重要視される企業に適しています。また、オンプレミス型システムは、外部サービスの停止や通信障害による影響を受けず、常に安定した運用が可能です。オンプレミス型勤怠管理システムは、自社の勤務形態に合わせてシステムを自由に設計できるため、必要な機能を追加したり、不要な機能を削除したりと、企業独自のニーズに対応できます。たとえば、部署ごとに異なる勤怠ルールを設定したり、特定のシフト制や勤務形態に対応した管理機能を追加することも可能です。オンプレミス型勤怠管理システムは自社の労務管理方針や働き方施策に沿って、効果的に運用をカスタマイズできます。また、オンプレミス型勤怠管理システムは安定性の面でも優れています。システムはインターネット環境に依存しないため、外部ネットワーク障害による影響を受けません。クラウド型では、サービスのメンテナンス中や通信障害時に利用が制限される場合がありますが、オンプレミス型システムは社内のネットワーク上で稼働するため、常に安定した勤怠管理が実現します。とくに、24時間稼働する工場や物流センターなどでは、システムの安定稼働は有効的です。オンプレミス型勤怠管理システムを導入することで、必要なときに確実に勤怠管理を行える環境が整備されるため、企業の業務運用が滞るリスクを回避できます。また従業員の個人情報を含む勤怠データを社内で安全に管理できる点は、コンプライアンス遵守や企業リスクの軽減にもつながります。オンプレミス型勤怠管理システムは業務効率化だけでなく、企業全体の生産性向上や働きやすい環境づくりにも貢献します。

◎オンプレミス型勤怠管理システムの仕組み

オンプレミス型勤怠管理システムは、企業内のサーバーを活用して管理データを自社内で一括管理する仕組みを備えており、セキュリティ面や安定性に優れています。オンプレミス型システムでは、勤怠管理データの保存やアクセスが社内ネットワーク内で完結するため、外部ネットワークを必要とせず、不正アクセスや情報漏洩のリスクを大幅に低減できます。クラウド型とは異なり、オンプレミス型勤怠管理システムは、社内環境のみで勤怠管理が行えるため、外部要因に左右されることがありません。オンプレミス型システムの社内サーバーを利用した勤怠管理のデータ管理は、自社サーバー内に保存されるため、インターネットを介さずに管理者が直接アクセスでき、セキュリティ対策を徹底できます。オンプレミス型勤怠管理システムの管理データは自社ネットワーク内で安全に管理され、管理者はアクセス権限の設定を細かく制御できます。従業員情報へのアクセスを最小限におさえられるため、オンプレミス型は機密性の高い勤怠管理が行えます。オンプレミス型勤怠管理システムは、従業員の出退勤時に行われる勤怠打刻データを、リアルタイムで社内サーバーに記録します。この管理データは、顔認証や指紋認証などの生体認証、ICカード、暗証番号入力など多様な認証方式を組み合わせて収集されます。とくに、生体認証は本人以外が認証できない仕組みであるため、不正な代理打刻を防止する効果が高くなります。複数の認証方法を組み合わせる認証を導入することで、セキュリティレベルを向上させることも可能です。オンプレミス型システムは、これらの管理機能を活用して出勤・退勤時刻を正確に記録し、従業員の勤務状況をリアルタイムで把握します。これにより、勤怠管理がより正確かつ効率的に行われるため、従業員の出退勤データに基づく労務管理を強化することができます。オンプレミス型勤怠管理システムは勤怠データを自動で集計し、労働時間、残業時間、有休取得状況を簡単に算出できます。人事部門が手動で勤怠データを集計する手間がなくなり、勤怠管理にかかる業務負担を軽減できます。とくに、従業員数が多い企業では、従来の管理方法では多大な時間と労力を要します。しかしオンプレミス型勤怠管理システムを導入することで、月次の給与計算業務や勤怠報告が自動化され、業務効率が大幅に向上します。さらに、管理システム内でデータが可視化され、従業員ごとの労働時間や部門ごとの残業状況を迅速に確認できるため、適正な人員配置や早期の労務管理改善が実現します。さらに、オンプレミス型勤怠管理システムはデータバックアップとリストア機能も備えており、信頼性の高い勤怠管理が可能です。勤怠データは定期的に社内サーバー内でバックアップされ、万が一、システム障害やトラブルが発生しても迅速なデータ復旧ができます。管理データは、企業の給与計算や労働管理に欠かせない重要な情報です。オンプレミス型システムでは、自社内でバックアップ管理が行えるため、外部サービスに依存せず、従業員の勤怠データを安全に保護できます。さらに、バックアップデータを活用した復元手順が整っているため、システム障害時にも業務の中断を防ぎ、事業継続を確保できます。このように、オンプレミス型勤怠管理システムは、企業運営での勤怠管理業務の効率を高めながら、情報セキュリティや安定性に貢献します。

◎勤怠管理と入退室管理の連携で得られる効率化

オンプレミス型システムは、従業員の出退勤情報を入退室管理システムと連携させることで、勤怠管理全体を効率化し、正確で一貫性のある勤務データの収集を実現し、勤怠管理の精度を向上させ、不正打刻を防止しつつ、管理者や人事部門の業務負担を軽減します。勤怠管理システムと入退室管理システムを連携することで、従業員の出社・退社時刻や休憩時間の開始・終了を自動で記録し、ひとつのシステム内で勤怠データを統合管理できます。さらに、勤怠管理データがリアルタイムで更新されることで、管理者は従業員の勤務開始・終了時刻をタイムリーに把握でき、正確な勤怠管理が行えるようになります。これにより、手動での勤怠情報入力や確認作業が不要となり、業務全体の効率化が図られます。不正打刻や不正入退室の防止も、オンプレミス型の勤怠管理システムと入退室管理システムを連携することで得られる大きなメリットです。従業員は出勤・退勤時に顔認証や指紋認証といった生体認証を用いることで、本人確認が確実に行われ、代理打刻や不正な入退室を防止できます。とくにオンプレミス型のシステムは、認証データを外部クラウドサービスに送信する必要がないため、セキュリティリスクを大幅に軽減できます。また、システムが勤怠管理データと入退室記録を自動照合し、入退室時間と勤怠データに不一致が発生した場合には即座にアラートを出す機能も搭載されています。これにより、勤怠記録の異常や不正を早期に発見し、迅速な対応が可能となるため、勤怠管理の信頼性が向上します。また、入退室時の記録が勤怠管理データに自動反映されるため、従業員は従来のように手動で打刻を行う必要がなくなり、ミスや打刻忘れといったヒューマンエラーの防止につながります。オンプレミス型勤怠管理システムは、勤務状況をリアルタイムで把握できるため、管理者はシステムを通じて従業員の現在の勤務状態をリアルタイムで監視し、急な出勤要請やシフト変更などにも迅速に対応できます。とくに、変則勤務や複数拠点での勤務が発生する企業にとっては、従業員ごとの勤務パターンを把握することで、最適なシフト管理や人員配置が可能になります。

◎オンプレミス型システムGauss（ガウス）の特長

Gauss（ガウス）は、オンプレミス型の勤怠管理システムとして、入退室管理と勤怠管理を一元化できる高機能なソフトウェアです。「FE-400」「FE-500」「FE-600」などの認証製品に対応しており、これらのデバイスを使用することで、高度なセキュリティを備えた勤怠管理環境を構築できます。Gaussは、自社内のサーバーでシステムを運用するため、インターネット接続を必要とせず、外部からの不正アクセスや情報漏洩のリスクを徹底的に回避できます。また、管理機能がひとつのプラットフォームに集約されているため、勤怠管理業務の効率化を大幅に向上させることが可能です。Gaussは、社内サーバーを通じて一元管理が可能となり、認証デバイスへの従業員登録や削除が一括で行え、従業員情報の登録や削除がスムーズに行えます。Gaussを使用することで、勤怠データは直感的な画面上で可視化され、各従業員の出退勤記録や休憩時間、残業時間などの勤務データを一目で把握できます。さらに、蓄積された勤怠データはExcel形式で出力できるため、紙ベースの資料を必要とする場合にも対応可能です。これにより、システムに不慣れな従業員や管理者でも、データを簡単に確認できる環境を提供します。また、出力データの閲覧権限を制限することもでき、特定の管理者のみが勤怠情報を扱えるように設定することで、情報漏洩のリスクをおさえられます。勤怠データの保存や出力にインターネット接続は不要であり、社内ネットワーク内でのみ運用できるため、データ保護に対する信頼性も高いです。Gaussは、導入後も修理やメンテナンスのサポート体制が整っており、必要に応じてエンジニアによる迅速な対応が受けられます。システム障害が発生した場合でも、システムのデータは社内サーバー内で管理されているため、即時のバックアップやリストアが可能です。これにより、勤怠データの損失を防ぎ、事業運営が中断されるリスクを最小限に抑えることができます。Gaussは、高度なセキュリティ環境を構築しつつ、効率的な入退室管理と勤怠管理の連携を可能にします。生体認証デバイスとの併用により、代理打刻や不正な入退室を防止し、正確な勤怠データの取得を実現するため、企業の労務管理の品質向上にも貢献します。Gaussを導入することで、入退室と勤怠管理が統合された運用体制を確立し、管理者の負担軽減と生産性向上を同時に叶えられます。

◎オンプレミス型勤怠管理システムの導入事例

オンプレミス型勤怠管理システムは、業種を問わず多くの企業で導入され、セキュリティ強化や業務効率化に貢献しています。

⚪︎工場での導入事例

製造業の工場では、さまざまな雇用形態があり、シフト勤務が主流であるため、従業員ごとに異なる勤務時間の正確な管理が求められます。しかし、従来の紙ベースの勤怠管理やタイムカードでは、打刻ミスや代理打刻などの不正が発生しやすく、労働時間の記録に誤差が生じる場合があります。工場では、生体認証を活用した入退室管理と勤怠管理を連携させることで、不正入室管理が防止されます。管理者は勤務状況を即座に確認できるため、従業員の遅刻や早退、残業時間の異常を素早く把握し、適切な対応を行うことができます。また、社内サーバーを使用することで勤怠データが自社内で安全に保管されるため、従業員の個人情報漏洩リスクの低減につながります。オンプレミス型勤怠管理によって正確な勤怠データの収集と給与計算業務の効率化が実現し、管理業務の負担が軽減されます。

⚪︎オフィスでの導入事例

フレックスタイム制やリモートワークを採用する企業では、従業員の勤務時間を柔軟に把握できる勤怠管理システムが必要です。入退室管理システムにオンプレミス型勤怠管理を導入したオフィスでは、出社時の生体認証により、正確な勤務開始時間を記録し、リアルタイムで勤務状況を確認できます。従業員がオフィスに出社する際には、生体認証を使用した勤怠打刻を行うため、代理打刻や打刻忘れといったヒューマンエラーが防止され、勤務時間の記録がリアルタイムで勤怠管理システムに反映されます。また、インターネット接続が不安定な環境でも、オンプレミス型システムは社内ネットワーク内で稼働するため、セキュリティ面も安心です。外部要因によるシステム停止のリスクがなく、安定的な運用が確保されています。オフィス施設内で保管されている重要データも社内で一括管理されるため、情報漏洩のリスクをおさえながら安心してシステムを運用できます。

◎まとめ

オンプレミス型の勤怠管理システムは、社内サーバーでデータを管理することで、高いセキュリティと安定した運用環境を実現します。また、入退室管理システムとの連携により、不正防止や打刻ミスの削減、業務効率化など、さまざまなメリットをもたらします。KJ TECH japanでは入退室管理と勤怠管理を一元化できるオンプレミス型勤怠管理のソフトウェアGaussを取り扱っています。従業員一人ひとりの正確な勤怠データの管理やオンプレミス型の勤怠管理システムのことは、KJ TECH japanまでお問い合わせください。

コラム一覧