コラム
COLUMN
円滑な出退勤を管理する勤怠管理システムの重要性
勤怠管理は、企業が従業員の出退勤状況を把握し、安定した運営を行うために欠かせない業務です。しかし、タイムカードやExcelを使った従来の勤怠管理では、出退勤の記録漏れや集計作業の負担が発生しやすく、管理に限界を感じている企業も少なくありません。働き方が多様化するなかで、正確な勤怠管理をどのように行うかは、多くの企業にとって共通の課題となっています。この記事では、勤怠管理における課題や勤怠管理システムの重要性、導入時のポイントをご紹介します。
◎企業経営における勤怠管理の役割
勤怠管理とは、従業員の出退勤状況を正確に把握し、適切に管理することを指します。日々の出退勤時刻を記録し、労働時間や残業時間をはじめ、有給休暇の取得状況、休日の労働時間や深夜労働時間の確認、給与計算など、勤怠管理の業務内容は多岐に渡ります。多くの企業で当たり前に行われている業務ですが、その正確さを維持するには多くの手間と労力を伴い、経営面に大きな影響を与えます。勤怠管理が正しく行われていなければ、労働時間の実態を把握することができません。すると、人件費を正確に計算できなくなったり、知らないうちに長時間労働が発生したりする恐れがあります。こうした状態が続くと、現場の負担が増えるだけでなく、企業の信頼性にも影響します。また、勤怠管理は労働基準法をはじめとする法令を守るうえでも欠かせない業務です。労働時間を正確に把握し、出退勤の記録を残すことは、企業に求められる義務のひとつです。出退勤管理があいまいな場合、意図せずルールが守られていない状態になることもあり、企業にとって大きなリスクとなります。さらに近年では、勤怠管理を記録するだけの業務として捉えるのではなく、運営に役立てようとする考え方もあります。出退勤データを見直すことで、業務が集中している時間帯や働き方の偏りに気づくことができ、改善のヒントを得られます。従業員の出退勤状況を正確に管理する勤怠管理は、企業を安定して成長させるための土台となる重要な業務といえます。勤怠管理が適切に行われている企業では、管理する側と働く側の双方にとって、今置かれている状況がわかりやすくなります。従業員にとっては、自分の労働時間が正しく記録され正当な対価が支払われているという安心感につながり、働き方に対する不安を減らすことができます。一方、企業側にとっても、出退勤の状況が把握しやすくなることで、現場の変化を早期に発見でき、迅速な対応が可能になります。こうした積み重ねは、勤怠管理を形だけの作業だけでなく、企業と従業員の信頼関係を支える仕組みへと変えていきます。勤怠管理の仕組みを整え、出退勤管理を効率よく正確に行うことは、安定した職場環境をつくるための第一歩だといえるでしょう。
◎従来の勤怠管理が抱える課題
勤怠管理は従業員1人ひとりの出退勤時間や労働時間を正しく把握し、給与計算や労務管理につなげるための重要な業務です。しかし、従来のタイムカードやExcelによる勤怠管理では、出退勤時刻を目視で確認し手作業で集計する必要があります。この作業は、単純に見えても従業員数が増えるほど入力ミスや計算ミスが発生しやすくなります。出退勤時間の転記漏れや残業時間の計算ミスなどが積み重なることで勤怠管理全体の正確性が損なわれ、コンプライアンス問題に発展してしまう恐れもあります。遅刻の事実を隠すための代理打刻や、ラッシュ時に出退勤の打刻を忘れてあとから記憶を頼りに修正するといった従業員側の問題も起こりがちです。このような状態が続くと実際の勤務状況と勤怠管理データにズレが生じ、正確な出退勤管理が難しくなります。さらにアナログな勤怠管理では出退勤情報がすぐに反映されないため今誰が勤務中か、残業時間はどれくらい発生しているかをリアルタイムで把握することができません。勤怠管理の確認が遅れることで、長時間労働やルール違反があった場合に気づくのが遅くなります。月末や締め日に集中する勤怠管理業務も大きな課題のひとつです。出退勤データの確認や修正依頼、集計作業が重なり、多くの従業員数を抱える企業ほど管理者の負担は非常に大きくなります。雇用形態が多様な職場や、直行・直帰型の勤務が多く出退勤情報があいまいになりがちな職場においては、勤怠管理業務は非常に複雑な仕事になります。その場合、管理者は本来注力すべき業務に十分な時間を使うことができず、残業を余儀なくされることもあるでしょう。このように手間と責任が重くのしかかる勤怠管理業務も、給与計算に必要な出退勤状況の把握だけを行っている場合は、業務改善や人員配置の見直しといった経営戦略にいかせないことも課題のひとつです。また、勤怠管理では労働時間や休憩時間を適切に管理し、法令を厳格に守ることが求められますが、従来の方法ではルールの確認や判断は労務管理の担当者に一任されてしまいがちです。その結果、知らないうちに法令違反のリスクを抱えてしまうことにもなりかねません。労働や勤怠管理に関する法律の改正は頻繁に行われるため、そのつど手作業で対応するのには限界があります。現代の企業においては、従業員がどのような働き方を選択しても柔軟に対応でき、正確な出退勤管理を可能にする勤怠管理の仕組みが必要です。
◎正確な出退勤管理における勤怠管理システムの重要性
勤怠管理システムは、従業員が出勤・退勤のタイミングで打刻を行うとその情報がそのまま出退勤データとして記録される仕組みです。勤怠管理システムで出退勤データの記録・集約の工程を自動化することで、正確な出退勤管理と管理業務の効率化が可能になります。出退勤時刻の打刻方法はICカードや生体認証などさまざまですが、いずれも出退勤の情報が自動でシステムに記録される点が共通しています。出退勤記録の正確性はとくに勤怠管理システムを導入する最大のメリットです。打刻された時刻がそのまま出退勤情報となるため、管理側の記入ミスや計算ミスが起こりにくくなります。また本人以外が不正に打刻を行う、なりすましを防止する仕組みを取り入れることで、出退勤の実態と勤怠管理データのズレを防止できます。たとえば顔認証や指紋認証などの生体認証を用いた打刻方法では、物理的に認証方法の貸し借りや共有・紛失を防ぎ、第三者による不正打刻のリスクを根本的に回避できます。勤怠管理システムでは、出退勤情報が即座に反映されるため、管理者は現在の勤怠状況をリアルタイムで確認できます。残業時間や有給休暇の取得状況、出退勤情報を一元的に管理することで、問題があれば早期対応できる点も大きなメリットです。また出退勤データの自動集計により、残業時間の傾向や部署別の稼働状況が可視化され、慢性的な長時間労働が発生している業務を把握できます。これにより、人員配置の見直しや業務の改善に役立てられるなど、数値や事実にもとづいた経営判断も可能になります。勤怠管理システムを導入すると、出退勤時刻を後から転記したり手入力したりする必要がなくなるため、管理側の業務効率化や人件費削減につながります。さらに正確な出退勤記録にもとづいた集計により管理側の過剰な残業代の発生防止にもなります。結果として直接的なコスト削減だけでなく管理業務に取られていた時間をより価値の高い業務に充てることができます。勤怠管理システムでは残業時間や勤務時間の上限などあらかじめルールを定めることができます。担当者の判断に頼らず、仕組みとして勤怠管理ができる点もシステムならではのメリットです。蓄積された勤怠管理データは、部署ごとの勤務状況を把握するために役立ち、働き方の改善や、よりよい職場環境づくりを支える基盤となります。勤怠管理システムは給与計算ソフトなどほかの労務管理系システムと連携できる製品もあるため、活用次第では勤怠管理以外の業務の効率化も実現できます。また勤怠管理システムは入退室管理システムとの連携により、より高精度な出退勤管理が可能になります。いつ・どこに・誰が入退室したかも確認できるためセキュリティ対策の強化にもつながります。このように正確な出退勤の記録は、給与計算をはじめとする労務管理の土台となる重要な要素です。残業代の未払いや、違法な長時間労働などのコンプライアンス違反の抑止となり、組織の内部統制にも役立ちます。その結果として従業員が安心して働ける健全な職場環境を提供でき、安定した企業経営につながります。
◎勤怠管理システム選びのポイントと導入手順
勤怠管理システムを導入する際は、運用方法やカスタマイズ性など、自社のニーズに合った商品かどうかを見極めることが重要です。勤怠管理システムの提供形態には、主にクラウド型とオンプレミス型があります。クラウド型のメリットは、インターネット環境があれば利用でき、導入コストを抑えやすいほか、リモートワーク時の出退勤管理にも最適な点です。一方オンプレミス型は、自社サーバーで管理するため運用ルールを細かく調整したい場合に向いています。自社のセキュリティ方針や従業員の働き方に合った提供形態を選ぶことが安定した勤怠管理につながります。出退勤の打刻方法もチェックすべきポイントです。ICカード打刻はICカードを用いた打刻方法で手軽に取り入れられる認証方式ですが、紛失や貸し借りによる不正打刻のリスクがあります。その点、顔認証や指紋認証などの生体認証による打刻は、ICカードとは異なり紛失リスクやなりすましなどの不正を防止でき、より正確でスムーズな出退勤管理を実現できます。生体認証を採用する際は生体情報の事前登録が必要なため、利用者への説明と同意が必要です。操作性や認証速度など、日常業務を妨げず利用者のストレスにならない打刻方法の選択により、無理のない勤怠管理が実現します。勤怠管理システムを選ぶ際は、出退勤時刻の記録や労働時間の集計だけでなく自社の就業規則に対応できるかの確認が必要です。残業時間や休憩時間の管理、修正や承認など、日々の煩雑な勤怠管理をいかにスムーズに行えるかが重要です。また、勤怠管理は労働時間に関する法改正の影響を受けやすい業務です。勤怠管理システムが制度の改正にあわせて随時更新されるかどうかも事前に確認が必要です。法改正に対応しやすい仕組みであれば勤怠管理のルール変更にも柔軟に対応でき、運用負担を軽減できます。勤怠管理システムは給与計算や人事管理、入退室管理など、既存のシステムと連携することでさらなる効果を発揮します。出退勤データを労務管理に紐づけることで二重入力の手間を減らし、勤怠管理業務全体の効率化にもつながります。将来的な業務拡張を見据えた連携のしやすさも選定時のポイントとなります。このように、導入に当たっては現在の勤怠管理の課題を整理し、改善すべき点を明確にしたうえで必要な機能や運用方法を検討することで、スムーズな導入が実現します。
◎勤怠管理システムと連携可能な認証リーダーFE-700VE
KJ TECH japanが展開する認証リーダーのひとつ、FE-700VEは、認証の正確性と運用のしやすさを両立する高性能認証デバイスです。顔認証や静脈認証などの非接触型認証をはじめ、ICカードや暗証番号など幅広い認証方法に対応しており、勤怠管理システムの打刻手段に適しています。顔認証には3D認証方式を採用し画像や動画、マスクを使ったなりすましを防ぐライブ検出機能を搭載しています。識別時間は0.3秒未満と高速で、ラッシュ時でも待ち時間が発生しにくくスムーズな出退勤時間の打刻に役立つほか、高い認証制度により勤怠管理データの信頼性向上にもつながります。静脈認証では、手の静脈パターンを読み取る方式を採用しています。静脈は体の内部にあるため、外見の変化や汚れの影響を受けにくく、安定した認証が可能です。検出距離は15～40cmと幅があり、手をかざすだけで認証できるため出退勤時の操作の負担を軽減します。IP65の防水・防塵性能を備え、屋内外を問わず安定した運用が可能で、コンパクトで軽量な設計により設置場所を選ばないのもポイントです。またFE-700VEは、入退室管理システムにも対応できます。勤怠管理とセキュリティ管理を同時に考えたい企業にとって運用の幅が広がる点は大きなメリットです。
◎まとめ
勤怠管理は従業員の出退勤状況を正しく把握し、安心して働ける環境を整えるための重要な業務です。従来の勤怠管理の方法では多くの課題がありますが、勤怠管理システムを導入することでその負担を大きく軽減できます。正確な勤怠管理は業務効率の向上だけでなく就業規則をしっかり守ることや働き方の見直しにもつながります。自社の運用に合った勤怠管理システムや認証デバイスを選び、無理のない形で導入を進めることが、これからの勤怠管理を安定して運用していくためのポイントです。勤怠管理システムと連携可能な認証デバイスをご検討の際は、KJ TECH japanまでお問い合わせください。
