コラム

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入退室管理システムと勤怠管理を連動できる顔認証リーダーFE-400

入退室管理システムは、人の出入りに関する時間や場所を特定できるシステムで、多くの企業や施設で導入されています。入退室管理システムの性能を駆使して、勤怠管理を行うと、正確な勤務時間の把握や不正な勤務情報登録の防止などが可能です。正確な勤怠管理環境は、入退室管理システムを用いると構築できますが、入退室管理システムと勤怠管理システムを導入したり連携させたりするときは、事前に把握しておきたいポイントが複数あります。ポイントをおさえたうえで導入すると、メリットを最大限に受けながら健全な勤怠管理を行えます。

◎勤怠管理と連動できる入退室管理システムの仕組み

入退室管理とは、オフィスビルをはじめ、建物への人の出入りを管理する行為です。入退室管理システムは、入室した人物や時間をリアルタイムで正確に把握したり、入室を許可する人物を制限したりするシステムを指し、入退室管理システムを導入する前に起きうるトラブルを解決できる存在です。入室できる対象者を見極める際、入退室管理システムでは、人間の顔や指紋をはじめ、個人を特定できる能力が高い要素を鍵として用います。入室を制限したいエリアや部屋がある場合、入退室管理システムが開発されるまでは、警備員が入室者名簿へ入退室時間と氏名を記載しているケースも多く見られました。人間の手作業による時間の記載や氏名の確認は、不正確さや人件費の加算だけではなく、なりすましによる不正入室など、インシデントの原因になり得ます。入退室管理システムを採用しシステムの特徴を駆使すると、従前の課題の解決へアプローチが可能です。入退室管理システムを取り入れるには、人の出入りを制限したり、人の動きを都度確認したりするドアへ、入退室管理システムと連携済みの認証リーダーを配置します。認証リーダーを設置する際は、前もって入退室管理を実施する対象を定め、入退室管理システムのOSをインストールしたパソコンやクラウドを通じて認証リーダーに記録させます。認証リーダーが設置されたドアから入る場合、事前に決められ認証リーダーに登録された個人の顔や指紋を使用して入退室管理を行います。認証リーダーの読み取った情報が入退室管理システムに保存されているデータと一致すると、ドアに取り付けられた電気錠が解錠する仕組みです。入退室管理システムは、既存の環境や導入済みのシステムにより連動の可否は変わりますが、勤怠管理システムなどの各種業務効率化システムと連携できます。事業規模の大小にかかわらず、勤怠管理は入退室管理と同様に、企業や施設の対応が欠かせない業務のひとつです。健全で間違いのない、かつ法令を遵守した勤怠管理が当たり前のように求められるため、不健全な勤怠管理が常態化していると、罰則の対処になる可能性もあります。勤怠管理システムと連携した入退室管理システムは、従業員を多数抱える大企業で導入されるイメージがあるかもしれませんが、正確な勤怠管理は事業規模に関係なく、どの企業や施設にも求められるマネジメントです。

◎入退室管理システムが勤怠管理で求められる理由

入退室管理システムと勤怠管理システムが連携している環境を構築すると、認証リーダーが取り付けられたドアを出入りするだけで、労務担当者は正確な勤務時間の取得が可能です。入退室管理システムを採用すると、ドアを通過した正確な日時の把握が実現し、入退室ログから出退勤時間を確認できます。勤務時間を記録したり管理したりするときに、タイムカードや手書きで記録する方法もありますが、記載や転記ミスは完全に防げません。一方、入退室の記録を勤怠管理用の情報として利用できるようシステムを組み立てていると、手作業が原因で起きうるミスを回避できます。また、人間が勤務時間をひとつひとつ計算するシチュエーションでは発覚が遅れたり、気づけなかったりする長時間労働や事前申告のない休日出勤、サービス残業を速やかに確認可能なため、勤怠管理の是正にも大きく貢献します。社員を適切に管理できていない体制は、会社の信用に傷をつけかねないため、正確かつ厳格な勤怠管理体制の構築は極めて重要です。入退室管理システムを勤怠管理システムと連携させた場合、勤怠管理業務の効率化や担当者の業務負担軽減にも寄与します。勤務時間の手作業で集計したり、パソコンへ電卓で計算した数字を手入力したりする場合、時間や労力だけではなく、人的ミスが発生する可能性を高めます。入退室管理システムと勤怠管理を連携させると、人が原因のミスの最小化が可能です。入退室管理システムを導入すると、勤怠情報の不必要な修正や不正打刻を未然に防ぎつつ、機密情報の流出の抑止など、内部統制の強化にも貢献します。入退室管理システムの特徴は、入室した人物や日時を正確に記録し、履歴として保管できるためです。入退室管理システムを介して入室できる対象を制限できるので、セキュリティ対策の強化としても有効です。問題が発覚しても、トラブルが発生したエリアへ立ち入った対象を入退室管理システムから絞り込めます。遅刻しそうなとき、後輩に頼んで代わりに打刻する、勤務したように見せかけるカラ残業のような不正行為も、入退室管理システムがもたらす勤怠管理の強化により防止できます。入退室管理システムと勤怠管理は、上場企業や上場を目指している企業にとって、対応が欠かせません。とくに上場に向けて動く際は、内部統制やリスク管理が非常に重要視されるため、入退室管理システムを使った勤怠管理が求められます。

◎入退室管理システムで勤怠管理を導入するポイント

勤怠管理を目的に入退室管理システムを導入するときは、自社が求める勤怠管理の正確性のレベルを明確にしたうえで導入します。入退室管理システムと勤怠管理を連携させ、特定の個人の勤怠情報を登録したり取得したりする手段は複数存在し、各手段はセキュリティレベルの高さや個人特定能力の高さなどに違いがあるからです。暗証番号を入力するタイプの入退室管理システムと勤怠管理では、正確に個人を特定する方法ではないため、厳密な管理が困難です。勤怠情報を取得する個人を特定する必要がない際は、暗証番号でも問題ありません。しかし、多数が出入りする勤務先で、かつ正確で健全な勤怠管理を求めるときは、個人を正確に特定できる生体認証を用いた入退室管理システムの検討が求められます。入退室管理システムと勤怠管理システムを連携すると、労働時間を正確に把握し、かつサービス残業やカラ残業を防止できる仕組みづくりの実現が可能です。入退室管理システムとの連携により間違いのない勤怠管理を目指すのであれば、明確に個人を特定できる性能が備わったシステムや認証機器を導入します。採用しようと検討している入退室管理システムが有する機能が、自社の規模にマッチしているか確認することも、正しい勤怠管理を求めて入退室管理システムを導入するときのポイントです。従業員が数百人を超えるような大きい企業と従業員が少ない企業では、入退室管理システムに期待すべき機能や必要なセキュリティレベル、カスタマイズの可否などが変動します。従業員が少ない小規模の企業が必要以上の性能を有した入退室管理システムや勤怠管理システムを取り入れようとすると、多彩な機能が付いてくるため、本来は不要だったコストがかかります。入退室管理システムや勤怠管理は、事業規模と求める機能の選定が重要です。入退室管理システムには、オンプレミス型とクラウド型があります。オンプレミス型は、大規模な企業で採用されるケースが多く、自社や建物のサーバーに入退室管理システムを直接インストールし、社内に設置した入退室管理システム専用のPCで運用と管理を行います。クラウド型は、パソコンやスマートフォンを介して、クラウドにある入退室管理システムにアクセスし、操作をします。厳格な勤怠管理のために入退室管理システムを検討する際は、複数の認証手段ができる体制の整備も肝心です。入退室管理システムと勤怠管理システムを連携させ、かつ特定の個人を検出できる環境を構築した場合、誰でも使えるような物理的な鍵や暗証番号は選択されず、生体認証のような認証方法が選択されるためです。生体認証は、勤怠管理として優秀である一方、生体情報に変化が生じた場合は、本人であっても本人だと認証されません。生体認証の個人特定能力だけを注視せず、万が一のケースも考慮して、社員証を利用したICカード認証など、第二の認証手段を用意しておくと、勤怠管理を常日頃トラブルなく、スムーズに運用できます。

◎勤怠管理と連動できる顔認証リーダーFE-400

KJ TECH japanは、世界屈指のセキュリティテクノロジーを有する企業です。展開するセキュリティ製品の幅は広く、顧客がセキュリティ製品を設置する目的や要望に沿った選択ができます。世界50カ国以上の重要施設で採用された実績を誇るKJ TECH japanは、入退室管理システムと勤怠管理が連動できる認証リーダーを取り揃えています。顔認証リーダーのFE-400は、高精度の顔認証テクノロジーが搭載されています。特筆すべきポイントは、マスクを着用している顔でも個人の特定が可能、かつ顔認証速度が1秒を切る高速認証です。高速かつ高精度な顔認証により、入退室管理システムを用いた勤怠管理の個人特定も優れています。顔認証に要する時間が短いため、人数が多い企業や人の出入りが激しい時間帯でも、滑らかな入退室管理システムを駆使した勤怠管理が実現します。FE-400は、顔認証だけではなくカード認証の機能も有しており、生体情報が変化したときの第2の認証手段としても有効です。FE-400に登録できる顔の数は10,000人です。従業員数が非常に多い大企業でもスムーズな運用を可能にします。150,000件の入退室記録が保存されるため、追跡ができる環境を構築できます。

◎顔認証リーダーFE-400を勤怠管理に使用した導入実績

入退室管理システムが組み込まれた認証リーダーを勤怠管理に活用すると、正確な労働時間の把握や不正行為防止をはじめ、多種多様な利点が生じます。規模関係なく、業務効率化とセキュリティ向上に貢献できます。

○24時間稼働の工場に認証リーダーを導入した事例

24時間稼働の工場では、従業員が多いだけではなく、1日中シフトで入退室が発生します。正確な勤務時間の把握と人が勤務時間を手入力しない環境を求めていたため、入退室管理システムと勤怠管理を連携できる顔認証リーダーFE-400を導入しました。マスクをしていても速やかに個人を特定し、入退室記録も間違いなく残せる仕組みにより、勤怠管理とセキュリティ強化が図れました。また、データ集計も容易になり、労務担当者の業務効率化も実現しました。

○オフィスのエントランスに認証リーダーを導入した事例

あるオフィスでは、不正な打刻が発生するトラブルに直面していました。出勤の実態と打刻時間が合致しないと疑われる数字が散見されたため、特定の個人しか持ち得ない情報を利用した生体認証を鍵とした顔認証リーダーFE-400を取り付けました。同時に入退室管理システムと勤怠管理システムを連動させ、自分以外の打刻が不可能な環境も構築しました。各種システムの導入と連携により、公平かつ健全な勤怠管理を行えるようになりました。

○上場を目指す企業に認証リーダーを導入した事例

上場を目指していたある企業では、上場に欠かせない内部統制強化と正確な勤務時間を把握できる手段を模索していました。人の顔の情報を使い入退去管理と勤怠管理ができるシステムを知り、労務管理強化とセキュリティ強化を目的に、顔認証リーダーFE-400を導入しました。人の出入りを管理し、従業員に自制を促せるシチュエーションを作り上げただけではなく、タイムカードを使っていた時期と比較し、労務担当者の業務負担軽減にも貢献しました。

◎まとめ

人の出入りを記録し管理する入退室管理システムの特性を活用し、勤怠管理として用いると、従業員の労務環境の取得や問題行動の把握など、多くの利点を得られます。労務担当者は、入退室管理システムと勤怠管理システムの連携により、業務効率化や負担軽減が望めます。入退室管理システムがもたらすメリットを感じるには、自社の規模にあった入退室管理システムの選択をはじめ、重要なポイントが複数あります。入退室管理システムと勤怠管理の連携は、お気軽にKJ TECH japanまでお問い合わせください。

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