コラム
COLUMN
勤怠管理におけるタイムカードのデメリットと指紋認証のメリット
タイムカードは、従業員の労働時間を正確に把握し管理する手段として多くの企業で長年に渡り利用されています。しかしタイムカードには、他人による不正打刻や集計作業に時間かかるなどのデメリットがあります。近年では、指紋認証など生体認証による勤怠管理への切り替えが進んでいます。
◎タイムカードによる勤怠管理の問題点
従来の勤怠管理は、出入り口付近にタイムレコーダーを設置し、1人ひとりが出勤時や退勤時にカードを入れ打刻により行うのが一般的でした。勤怠管理とは、企業の従業員や公共施設の職員の労働時間を正確に記録して管理することをいいます。国が定めた労働基準法により、出勤・退勤時間、時間外労働や有給休暇の取得などの入退室管理を徹底して行う必要があります。職員の勤怠管理にタイムカードを使用すると、出勤時の打刻ミスや打ち忘れが起こる可能性があります。意図的に第三者にタイムカードの不正打刻を依頼するケースも起こり得ます。タイムカードは、職員ひとりにつき毎月必ず1枚必要です。職員数が多いほど人数分のタイムカードが必要となり、管理コストや手間がかかります。タイムカードは、給与計算にも利用されます。担当課では毎月、パソコンの表計算ソフトで給与計算を行いますが、タイムカードの記録をまとめるには多くの人手や時間が必要となります。表に数字を打ち込む作業はミスが発生することもあり確認作業にも時間を費やします。労働基準法では、企業などのタイムカードは給与計算に使用後も5年間保管することが義務付けられています。タイムカードの数は毎月増え続けることが想定されるため、大量のタイムカードの保管場所を確保しなければなりません。タイムカードを廃止して指紋認証による勤怠管理に切り替えれば、従業員分のタイムカードを準備する必要はありません。タイムカードのデータをまとめて労働時間を計算する手間がかからず、業務の負担軽減や効率率アップにもつながります。タイムカードに代わりに指紋認証を勤怠管理に利用すれば、利便性だけではなく高いセキュリティ性の維持などアップなど多くのメリットをもたらします。
◎指紋認証リーダーによる勤怠管理のメリット
勤怠管理では、タイムカードの代用としてICカード認証や暗証番号認証、生体認証などさまざまな認証方法があります。人間の身体の一部を使い本人確認を行う生体認証のうち、指紋を認証に活用するのが指紋認証です。タイムカードの代わりに指紋認証で勤怠管理をする場合は、建物の出入り口付近に認証リーダーを設置します。個人の指紋は事前に登録しておきます。建物に出入りする場合には、認証リーダーで指紋を読み取り本人確認を行います。タイムカードの代わりに利用する指紋認証リーダーには、大きく分けてふたつの運用形式があります。指紋認証のクラウド型は、インターネットを利用して指紋の情報をパソコンに保存します。ネットを活用するため、個人情報が外部に流出しやすいというデメリットがあります。指紋認証のオンプレミス型は、認証リーダーやパソコン内にそれぞれの指紋データを保存できます。社内に個々の情報を保管できるため、高いセキュリティシステムを構築できます。タイムカードの代わりに勤怠管理に利用できるカード認証は、他人にカードを盗まれ特定のエリアに侵入されるデメリットがあります。職員同士で意図的にカードの貸し借りを行う可能性もあります。認証用カードを外出先で失くした場合には、担当課においてカードの無効化や再発行の手続きをしなければなりません。指紋認証リーダーをタイムカードに代わり採用すれば、カードを紛失したり盗難被害に見舞われるリスクから解放されます。タイムカードの代わりにパスワード認証を導入した場合、入力する際に番号を第三者に見られて勝手に使用されるデメリットがあります。パスワードを忘れてしまうことも考えられます。認証する際にパスワードを入力する時間をかけなくてよいため、セキュリティ対策はもちろん出入り口の混雑緩和に貢献します。指紋は、一卵性双生児であっても異なり同一のものが存在しません。なりすましによる不正な侵入が困難で難しく、高度なセキュリティ対策が実現可能なシステムです。 指紋は経年劣化しにくく年齢を重ねても形が変わりません。指紋認証リーダーに1度登録すれば、長期間利用できます。生体認証のなかでも、指紋認証リーダーは比較的機器が小さいため、場所を選ばずに設置できることもメリットです。
◎まとめ
タイムカードの代わりにKJ TECH japanの指紋認証リーダーを勤怠管理に活用すれば、建物内においてより迅速で正確な本人確認が実現します。KJ TECH japanの指紋認証リーダーについてご興味のある方は、お気軽にお問い合わせください。
