コラム
COLUMN
正確な勤怠管理を実現する入退室管理システム導入のポイント
働き方改革関連法の施行により、勤怠管理において36協定にもとづく残業時間の上限管理など、労働時間の客観的な把握が企業に求められるようになりました。ICカードによる入退室管理が普及した今も、不正打刻や打刻漏れが発生すると勤務時間の上限管理の正確性が低下し法違反のリスクにつながる可能性があります。こうした勤怠管理の課題の解決策として注目されているのが顔認証です。顔認証を入退室管理システムに導入することで、勤怠管理の信頼度向上を実現できます。
◎企業における勤怠管理の課題
企業の入退室管理システムでは、タイムカードからICカードへの切り替えが進む中で、勤怠管理の集計、確認、修正の作業は手作業のままの場合もあり、打刻漏れや入力ミスが起きたときの修正対応が担当者の負担増につながります。とくに修正作業が月末月初に集中し、残業申請や休暇申請も同時期に重なると承認が滞ります。カードの貸し借りや暗証番号の共有が起きると、本人以外でも打刻できてしまい、本人確認があいまいになる点と勤怠管理における勤務時間を正確に把握しにくくなる点が課題です。修正のたびに本人への確認や上長の承認が必要になると、勤怠管理の締日に向けた作業が止まりがちです。働き方改革関連法改正により、時間外労働には36協定にもとづく上限規制が設けられています。不正打刻によって実態と異なる勤務時間が記録されると、残業時間の上限管理ができず、知らないうちに法違反のリスクを抱える可能性があります。不正打刻の疑いが出た際の調査や是正対応の工数も大きくなり、勤怠管理の公平性に対する社員の信頼も損なわれる結果につながります。入退室管理システムと勤怠管理システムが別々に運用されている場合、月末の勤怠管理の突き合わせが手作業になり、締め作業の負担がさらに増大します。集計作業が担当者個人の習熟度に依存すると、異動や退職の際に業務が止まるリスクも生まれます。36協定の上限管理に加え、年次有給休暇の時季指定や同一労働同一賃金への対応も企業に求められています。監査や労務トラブルの場面で、誰がいつ働いたかを客観的に示す必要が生じても、勤怠管理の記録が散在していると根拠の整理に時間がかかります。働き方の多様化が進み、フレックスタイムや短時間勤務、シフト制、リモートワークなど勤務形態が増えるほど勤怠管理の集計ルールや例外対応も複雑になり、ルール変更が現場に浸透しないことによるコンプライアンスリスクも見逃せません。こうした勤怠管理の課題を解決する手段として注目されているのが、顔認証による入退室管理システムの導入です。顔認証は本人の顔情報を使って認証を行うため、不正打刻を防止し、正確な勤怠管理が期待できます。
◎勤怠管理に顔認証を活用するメリット
顔認証は、カメラで取得した顔画像から目・鼻・口・輪郭などの特徴点を抽出し、あらかじめ登録したデータと照合して本人確認を行う仕組みです。顔認証の認証方法には2D認証と3D認証があり、2D認証は通常のカメラで顔画像を照合するため、導入コストをおさえやすい反面、写真や動画を使ったなりすましリスクがあります。3D認証は赤外線カメラで顔の立体構造を読み取るため、入退室管理システムに3D認証を採用することで、写真や動画、3Dマスクを使ったなりすましにも対応できます。顔認証はカードや暗証番号と異なり本人の顔情報を使って認証を行うため、貸し借りや共有による不正打刻を構造的に防止できる点が強みです。顔認証により、誰がいつ打刻したかを正確に記録できるため、実態に即した勤務時間データが蓄積されます。36協定にもとづく残業時間の上限管理においても、顔認証による正確な勤務時間が根拠として機能し、知らないうちに法違反のリスクを抱える事態を防ぎやすくなります。顔認証は、機器に触れることなく非接触での認証が可能です。3D認証対応の機器の普及により、マスク着用時でも安定した顔認証ができるシステムが増えており、打刻のハードルが下がり、勤怠管理の打刻漏れ防止につながります。打刻漏れが減ることで、月末月初に集中しがちな勤怠管理の修正申請・承認・差し戻しの件数が減り、修正対応に費やしていた時間を本来の業務に集中しやすくなります。その結果、勤怠管理部門全体の業務効率化が期待できます。顔認証による打刻データは自動で記録・集計されるため、Excelへの転記や手計算といった手作業が削減されます。顔認証で正確な出退勤時間がリアルタイムで把握できるようになることで、勤怠管理における残業時間の管理がしやすくなり、36協定の上限に近づいている社員への早期対応も可能です。勤怠管理データの精度が上がることで給与計算ミスのリスクも低減でき、締め処理全体のスムーズな運用につながります。
◎顔認証を用いた勤怠管理の効果的な導入方法
顔認証システムを導入する前に、何を解決したいのかという目的を明確にしておくことが重要です。セキュリティ面での不正打刻の防止が目的なのか、集計業務の効率化が目的なのかによって、設置場所や連携するシステムの優先順位が変わります。まず整理したいのが設置場所とエリアの設計です。すべての出入口に1度に導入するのではなく、セキュリティ強化が必要な重要エリアや勤怠管理の修正申請が多い出入口などから導入することで、効果が見えやすいといえます。重要エリアでの顔認証運用を定着させながら効果を確認し、一般エリアへ段階的に展開することで、現場への負担を最小限におさえた導入が可能です。また顔認証が通りにくい場合に備え、カード認証や暗証番号を例外導線として同一端末で扱える設計を用意しておくと、入退室管理システムの運用が止まりません。例外導線を使う条件と、確認や承認の手順を決めておくと現場の判断がぶれず、混乱回避につながります。顔認証システムの導入を検討する際に壁になりやすいのが初期費用です。入退室管理システムは端末代だけでなく、設置工事・配線・ドアの電気錠の仕様・ネットワーク構成・保守の有無などで総額が変わります。こうした状況の中で効果的なのが分割プランです。顔認証システムを毎月決まった額の分割プランで購入することにより、初期費用をおさえながら段階的な展開を実現できます。まず重要エリアに1台購入して効果を確認し、運用ルールを固めてから拠点全体へ広げるという進め方が、現場の混乱を防ぐうえで有効です。分割プランは、リースと違い、支払い完了後は所有権が自社に移転するため、機器を自社資産として保有できます。分割プランは支払い回数や標準設置費の範囲、増設時の扱いなど、条件で総額が変わるため、見積もり条件を事前に確認しておくと安心です。顔認証システムだけでも勤怠管理の打刻精度は大きく向上しますが、勤怠管理システムと連動することで、その効果をさらに高めることができます。勤怠管理システムとの連動により、勤怠管理の打刻データの集計・転記といった手動作業が自動化され、月末月初の締め処理を大幅に効率化できます。残業時間や有給取得状況もリアルタイムで把握できるようになるため、36協定の上限管理や有給取得義務への対応がしやすくなります。さらに、地震や台風などの災害時に出社中の社員の所在をリアルタイムで確認でき、安否確認や緊急対応をスムーズに進めることが可能です。このように顔認証による入退室管理システムと勤怠管理システムを組み合わせることで、打刻から集計、法改正対応、緊急時対応まで一元管理できる体制が整います。
◎勤怠管理を効率化する高性能な顔認証リーダーFE-500
KJ TECH japanの顔認証リーダーFE-500は、顔認証・カード認証・暗証番号認証・QRコード認証に対応したマルチ認証端末です。認証方法は単体での運用に加え、顔認証とカード認証を組み合わせた二重認証も選択でき、設置エリアのセキュリティレベルに合わせた入退室管理システムの柔軟な運用を実現します。FE-500の大きな特徴は、認証の速さと精度です。顔認証の識別時間は0.3秒未満で、顔検出距離は最大2メートルに対応しており、立ち止まらずに認証できます。出退勤が集中する時間帯でも打刻待ちをおさえられる点は、従業員数の多い現場でも効果的です。またFE-500は3D認証方式を採用しており、写真・動画・3Dマスクを使ったなりすましにも対応したライブ検出機能を搭載しています。マスクをしたままでも安定した認証ができるため、衛生管理が求められる現場でもスムーズに勤怠管理の運用ができます。顔登録件数は5万件、カード登録件数は20万件に対応しており、大規模・多拠点への勤怠管理展開にも適しています。耐久性はIP65の防水防塵性能を備え、温度は-20℃〜60℃、湿度は10％〜90％まで対応しており、野外の出入口や環境条件の厳しい現場にも設置できます。オプションで給与自動計算機能を追加でき、入退室管理システムから給与データ作成までの手作業を減らし、担当者の業務効率化が期待できます。顔認証リーダーFE-500の分割プランは、2つのプランを用意しています。入退室管理プランは標準設置費込みで月々1台7,800円・60回払いで導入が可能です。CX勤怠管理連動プランは月々1台9,800円・60回払いで、顔認証打刻とクラウド型の勤怠管理システムをセットで導入できます。打刻から集計・締め処理までを一元管理で効率化したい場合は、CX勤怠管理連動プランが効果的です。月額料金が利用者数に連動する方式は、従業員が増えるほど費用が増えやすい一方、分割プランは月額料金が固定なため見通しが立てやすい点も検討材料になります。分割プランを検討する際は、標準設置費の範囲、増設時の扱い、保守の範囲など見積もりの際に確認しておくと安心です。
◎顔認証リーダーFE-500とCX勤怠管理の連動効果
CX勤怠管理は、はじめて勤怠管理システムを導入する企業にも使いやすく、シンプルな操作が特徴のクラウド型勤怠管理システムです。PC・スマートフォン・タブレットに対応しており、場所を問わずにいつでも打刻・申請・確認が可能です。登録ユーザーはほぼ無制限で、残業・休日出勤・有給などの申請と承認も勤怠管理システム上で完結します。有給休暇日数の付与と残日数の管理、時間単位での消化や残管理にも対応しており、給与ソフトへのCSV出力によってタイムカードの回収や集計処理の手作業を削減できます。FE-500とCX勤怠管理を連動させることで、顔認証打刻のデータがリアルタイムで勤怠管理システムに記録されるため、手入力や転記といった作業が不要になります。勤怠管理の状況はブラウザ版CX勤怠管理でいつでも確認でき、離れた拠点の勤務状況を本社からもリアルタイムで把握できるため、多拠点を抱える企業の勤怠管理一元化にも有効な選択肢となります。またCX勤怠管理では勤務時間をリアルタイムで確認できるため、36協定にもとづく残業時間の上限管理や有給取得義務への対応がしやすくなります。勤務間インターバルの確保状況も把握しやすく、法改正対応の実務負担をおさえた運用が可能です。さらにFE-500の入退室管理システムの記録とCX勤怠管理を連動させることで、災害時に出社中の社員の所在をリアルタイムで確認できます。安否確認や迅速な初動対応の判断をしやすくなるため、BCP（業務継続計画）の観点からも有効な体制を整えられます。
◎分割プランを活用した顔認証リーダーFE-500の導入事例
顔認証リーダーFE-500の入退室管理システムを導入することで、打刻漏れや不正打刻を防止し、勤怠管理の効率化を実現します。また分割プランを活用することで初期費用をおさえやすく、さらにCX勤怠管理との連動で、打刻から集計・法改正対応まで一元管理が可能です。
⚪︎製造業の工場に顔認証リーダーFE-500を導入
従業員数が多い製造業の工場では、ICカードによる入退室管理システムでは打刻漏れや貸し借りによる修正申請が多く、月末月初の確認・承認作業が大きな負担になっていました。そこで顔認証リーダーFE-500をCX勤怠管理連動の分割プランにて導入しました。分割プランの活用で初期費用をおさえながら、顔認証打刻へ切り替えることで勤怠管理の修正対応が大幅に減少しました。CX勤怠管理と連動し、集計や給与計算用データ作成も効率化でき、締め処理全体の負担軽減につながっています。
⚪︎大手IT企業に顔認証リーダーFE-500を導入
大手IT企業では、ICカードの貸し借りによる不正打刻の疑いが発生しており、勤怠管理における残業時間を正確に把握できず、36協定の上限管理が課題でした。初期費用をおさえるために分割プランを検討し、顔認証リーダーFE-500をCX勤怠管理連動の分割プランにて導入しました。残業時間をリアルタイムで正確に把握できるようになったことで、36協定の上限に近づいている社員への早期対応が可能になりました。効果を確認しながら、順次拠点へ展開し、CX勤怠管理との連動により全拠点の勤怠データを本社で一元管理できる体制が整っています。
◎まとめ
働き方改革関連法への対応や打刻漏れ、不正打刻への対策を進めるうえで、勤怠管理の正確性と効率化を両立しやすい仕組みづくりが重要です。顔認証による入退室管理システムの導入で、本人確認の精度を高め、正確な勤怠管理データの蓄積が可能です。さらに分割プランの活用やCX勤怠管理との連動による運用で、初期費用をおさえながら、打刻から集計作業、36協定への対応まで一元管理できる体制が整います。勤怠管理への顔認証システムの導入をご検討の際は、KJ TECH japanまでお問い合わせください。
