コラム
COLUMN
入退室管理と勤怠管理の効率化を実現するKJ-3300の分割購入プラン
多くの企業の入退室管理では、利便性の面からICカードや暗証番号による認証が広く採用されています。しかし、不正打刻や打刻漏れが発生すると勤怠管理や修正の手間が増え、担当者の大きな負担となっています。働き方改革関連法により労働時間の客観的な把握が求められる今、こうした課題を解決する方法のひとつが、本人確認を明確にできる指紋認証です。入退室管理に指紋認証を導入することで、勤怠管理の効率化を実現します。
◎入退室管理における業務効率化の課題
企業の入退室管理には、タイムカードやICカード、暗証番号を用いた運用が続いています。入退室管理がICカード中心の場合、カードの持ち主は把握できる一方で、貸し借りや紛失、盗難が起きると、本人以外でも入室できてしまうリスクが残ります。ICカードを社員証として運用している企業ほど、紛失時の再発行や権限変更などの周辺業務も発生します。暗証番号による入退室管理でも、番号の共有や覗き見が起きると、不正打刻・不正入室につながります。入退室管理の記録が複数の端末や帳票に分散している場合、データの集計や転記が必要になり、月末月初の業務がさらに膨らむ恐れがあります。入退室管理での大きな課題は、なりすましによる代理打刻と打刻漏れです。代理打刻とは、本人が不在のまま第三者が入退室をすることで、実態とずれた勤怠記録が生じます。発覚した際の修正対応と聞き取り調査のコストは大きく、社員の間で勤怠管理への不信感が生まれやすくなります。打刻漏れもまた慢性的な課題であり、繁忙期や急ぎの業務が入った際に打刻操作を忘れるケースは、構造的に発生し続けます。その結果、月末の修正依頼や差し戻し件数が積み重なり、担当者の負担が増大します。2019年の働き方改革関連法改正により、労働時間の状況を客観的な方法で把握する重要性が高まっています。労働基準監督署の調査や是正指導、社員との労務トラブルが発生した際、紙やExcelでの管理、自由に手動修正できてしまう環境では、正確性や改ざんの有無を証明することが難しく、入退室管理記録の信頼性が問われる可能性があります。入退室管理をデジタル化することで、誰がいつ、どこに入退室したかを入退室管理のデータとともに自動で記録でき、監査や是正対応の場面でも客観的な証拠として提示できる体制を日常的に維持することが可能です。入退室管理を業務効率化につなげるには、記録を残すだけでなく、本人確認の精度を上げる必要があります。生体認証のひとつである指紋認証は、指紋という本人そのものの情報を使って本人確認の精度を高め、代理打刻を軽減します。誰が打刻・入室したかを指紋認証で明確にできることにより、入退室記録の確認と修正を繰り返す手間が減り、勤怠管理の負担軽減に直結します。
◎入退室管理での認証方式の選び方
入退室管理で選ばれる認証方式には、カード認証や暗証番号、生体認証である指紋認証、顔認証、静脈認証などがあります。どれが最適かを一概に決めるのではなく、入退室管理の目的にあわせて使い分けることが重要です。カード認証は、導入コストをおさえやすく、操作や管理が簡単なため、一般エリアや広い範囲の入退室管理運用に向いています。ただし、貸し借りや紛失、盗難による不正入室のリスクがあり、セキュリティ強化が必要なエリアでは追加対策が求められます。暗証番号は持ちものが不要で端末だけで運用できる反面、共有や漏洩が起きると不正入室を招くため、定期的な番号の変更などの管理ルールの整備が必要となります。指紋認証は生体認証のひとつです。指先の指紋情報をセンサーで読み取り、あらかじめ登録したデータと照合して本人確認を行う仕組みです。読み取り方式には、光学方式、静電容量方式、超音波方式などがあり、方式によって指の状態や環境の影響の受け方が異なるのが特徴です。指紋は人ごとに異なるため、本人が操作したという根拠を作りやすく、入退室管理において、誰が入ったかを説明する必要がある場面で有効な選択肢といえます。入退室管理の記録と組み合わせることで不正打刻の抑止ができ、権限設定や入退室管理記録の確認も整理しやすくなります。顔認証は、カメラで取得した顔画像から、目・鼻・口などの特徴点を抽出して照合する仕組みです。非接触で認証でき、手袋着用や衛生管理の要件がある現場では有力な候補となります。静脈認証は、近赤外線などで皮下の静脈パターンを読み取り照合する仕組みで、本人確認強化の選択肢となります。指紋認証は生体認証のなかでも比較的導入コストをおさえやすい傾向があり、費用対効果の観点から検討されることが多い方式です。指紋認証は指先の状態に左右される傾向にあるため、手荒れや乾燥などで読み取りが安定しない場合に備え、カード認証や暗証番号認証を例外対応として同一端末で扱える設計だと入退室管理の運用が止まらず安心です。重要なのは、入退室管理を全扉同じ強度にしないことです。人の出入りの多い一般エリアはカード認証で運用をシンプルにし、セキュリティ強化が必要なエリアでは、生体認証である指紋認証を中心に本人確認を強化し、必要に応じて二重認証にするのが有効です。この使い分けが、入退室管理の効率化と安全性の両立につながります。
◎入退室管理に指紋認証システムを導入する効果
入退室管理に指紋認証システムを導入する効果は、入退室記録の確認と修正の往復を減らし、勤怠管理の運用を安定させることです。勤怠管理の月末月初の業務を詳しくみていくと、打刻データの集計、打刻漏れの確認、本人への問い合わせ、修正、給与データ作成という工程が並びます。入退室管理の記録が整理されていないと、確認作業は増え、修正対応も長引く恐れがあります。入退室管理に指紋認証を導入すると、社員が認証するたびに、本人情報がリアルタイムで記録され、代理打刻の抑止につながります。本人確認の精度が高くなるほど、月末月初に発生していた、本人確認や修正の作業が減り、差し戻し件数の削減にも効果的です。結果として勤怠管理の締め処理が効率化し担当者の負担軽減が期待できます。指紋認証は、代理打刻を抑止する認証方式のひとつです。本人の生体情報がなければ認証ができない仕組みにより、カードの貸し借りや番号の共有による不正が起きにくくなります。入退室管理に指紋認証を導入することで、ミスの少ない記録が残る状態を整え、社員の納得感を得ながら入退室管理の精度を高められます。入退室管理での代理打刻が多かった現場では、是正対応や聞き取り調査のコストが減り、担当者が本来の業務に集中できる環境が整います。指紋認証で用いる指紋の模様のパターンは生涯にわたって大きく変化しにくいとされ、1度登録すれば長期間の運用が可能です。さらに指紋は個人差が大きく、偽造が困難で、認証時は本人の生体情報を使うためカード忘れの心配がありません。また入退室管理の際に認証がスムーズに行える指紋認証システムを選ぶことで、出退勤が集中する時間帯の打刻待ちを短くし、打刻時の渋滞の発生を抑えることができます。一方で、指の状態によって、指紋認証が通りにくい場合もあるため、入退室管理ではカード認証や暗証番号認証を例外導線として用意し、再登録や問い合わせの手順を決めておくと運用トラブルの抑制につながります。手作業での入退室管理の集計・突き合わせ作業は、担当者個人の習熟度に依存します。あの人でなければわからない、という状態が続くと、担当者の欠勤や異動、退職の際に業務が止まるリスクがあります。入退室管理に指紋認証システムを導入すると、打刻や入退室の記録がデータで揃い、確認手順を標準化することで、誰が担当しても同じプロセスで勤怠管理が回せる体制が実現できます。また入退室管理のデータを勤怠管理システムと連携すると、転記や二重入力の削減が期待できます。給与自動計算機能を備えた指紋認証システムであれば、入退室管理から勤怠管理までの手作業を減らし、担当者の業務効率を高められます。さらに指紋認証システムの導入により、入退室管理の記録が客観的な記録として残るため、問い合わせ対応や労働基準監督署の調査や是正指導への説明がスムーズになります。
◎入退室管理を効率化する高性能な指紋認証リーダーKJ-3300
KJ TECH japanの指紋認証リーダーKJ-3300は、指紋認証、カード認証、暗証番号認証に対応しています。単体での運用はもちろん、指紋認証とカード認証を組み合わせた二重認証も選択でき、設置環境にあわせた柔軟な運用が可能です。KJ-3300の大きな特徴は、認証の速さです。認証速度は、0.1秒で世界最速の指紋リーダーとされています。また指紋認証は自動検出で、指の向きを問わない360°方向の読み取りに対応しており、混雑しやすい出退勤の時間帯でも、待ち時間をおさえた認証が期待できます。KJ-3300の指紋認証は皮脂認証ですが、オプションで高精度な真皮認証へ拡張可能です。乾燥や汚れなど指の状態にばらつきのある現場でも導入の選択肢になります。暗証番号は数字８桁で、イベントログは50万件に対応しており、入退室管理の記録を残しながら運用できます。カード認証では、MIFAREやFeliCaなど主要なカード規格に対応しているため、既存の社員証やICカードを活用した入退室管理にも対応しやすい仕様です。さらにKJ-3300は勤怠管理システムとの連携も可能で、既存システムとのデータ連携により、入退室記録を勤怠データの確認や補完情報としての活用が可能です。またオプションで給与自動計算にも対応しており、給与データ作成の手作業削減が期待できます。連携方法や自動化の範囲は、既存の勤怠管理システムの仕様によって異なるため、導入時の確認が必要です。またKJ-3300は、耐久性にも優れています。IP65の高い防水防塵性能や、温度は-20℃〜60℃、湿度は10％〜90％まで対応しており、雨の当たる野外や氷点下を下回る場所、高温多湿の出入口などあらゆる環境に設置可能です。入退室管理に指紋認証システムを導入したいと思っても、最初に壁になりやすいのが初期費用です。入退室管理は、端末の費用だけでなく、設備工事や配線、ドアや電気錠の仕様、ネットワーク構成、保守の有無などで総額が変わります。とくに複数拠点・複数扉に展開する場合は、一括購入が厳しいケースもあります。まずは人の出入りが多い出入口や、セキュリティ強化が必要なエリアから入退室管理を整え、運用ルールを固めてから範囲を広げるのが効果的です。分割購入プランを使えば、費用を月額で平準化しつつ、必要なところから入退室管理をはじめられます。指紋認証リーダーKJ-3300の分割購入プランは、標準設備費込みで月々1台8,800円〜、60回払いで導入が可能です。指紋認証による入退室管理の運用を定着させながら拠点へと展開できるのが大きな魅力です。
◎分割購入プランを活用した指紋認証リーダーKJ-3300の導入事例
指紋認証リーダーKJ-3300は、高性能な指紋認証技術により入退室管理の課題であった不正打刻や打刻漏れを抑止し、担当者の負担軽減を実現します。また分割購入プランを活用することで初期費用をおさえた導入が可能です。
⚪︎中堅企業に指紋認証リーダーKJ-3300を導入
従業員300名の中堅企業では、月末月初の入退室管理の記録修正依頼と差し戻し対応が課題でした。入退室管理を見直し、分割購入プランを活用して初期費用をおさえながら、出入口2ヶ所に指紋認証リーダーKJ-3300を段階導入しました。指紋認証導入により、入退室管理における不正打刻の抑止ができ、月末月初の確認作業が減少しました。あわせて給与自動計算オプションを活用し、給与データ作成の手作業を削減できました。締め処理の残業時間が短縮され、担当者の負担が軽減されています。
⚪︎物流センターに指紋認証リーダーKJ-3300を導入
物流センターを運営する企業では、早朝・日中・夜間の3シフト制で稼働しており、人事担当者が常駐できない時間帯の入退室管理が課題でした。指紋認証リーダーKJ-3300を分割購入プランで導入しました。まずは1台設置して24時間の指紋認証打刻を開始したことで、入退室管理の代理打刻を防ぎ、残業時間をより正確に把握できるようになりました。半年後に2台目を追加し、拠点全体の入退室管理をカバーしました。分割購入プランにより初期費用がおさえられ、段階的な拡張を実現しています。
◎まとめ
入退室管理に指紋認証システムを導入することで、指紋という長期間変化しにくい生体情報を用いて、入退室管理の本人確認を明確にできます。不正打刻や打刻漏れを軽減し、入退室管理における業務の効率化を実現します。費用面では分割購入プランを活用することで、初期費用をおさえながら段階的な導入が可能です。入退室管理に指紋認証システムの導入をご検討の際は、KJ TECH japanまでお問い合わせください。
