コラム
COLUMN
勤怠管理を用いた入退室管理システムの導入メリット
建物のセキュリティ向上のために、入退室管理システムが導入されるケースが増えています。なかでも、勤怠管理を用いた入退室管理システムの導入には、多くのメリットがあります。
◎勤怠管理システムの仕組み
公共施設や企業などにおいて勤怠管理を厳密に行うことは、働く人の人権を尊重しつつ業務をスムーズに遂行するために重要です。勤怠管理とは、従業員の労働時間をはじめ半休や有給休暇の取得状況などを把握して管理する仕組みです。勤怠管理における労働時間とは雇用者側の指揮のもとで働く時間を指していい、賃金支払いの基準となります。企業における就業規則や入社時の雇用契約書に記載されている時間の他にも、客観的に判断して雇用主の指揮下にあると判断されれば労働時間とされます。勤怠管理における労働時間と勤務時間の違いは、会社の就業規則で決められた業務開始時間から終了時間までが勤務時間です。労働時間から休憩時間を引いた時間が労働時間とされています。労働基準法では、所定労働時間は1日8時間まで、1週間40時間までと定められています。この所定労働時間の上限を法定労働時間といいます。入退室管理システムを導入する以前は、多くの企業においてタイムカードを使用した勤怠管理を実施していました。タイムカードによる勤怠管理は、出入り口付近に設置したタイムレコーダーに出勤や退勤時にタイムカードを差し込み時間を印字して行います。その都度人の手により打刻するため、ミスや不正打刻が起こりやすいという問題点がありました。従業員数や職員数が多い職場ほど多くのタイムカードを用意しなければならず、コストがかかります。給与計算にタイムカードの集計を行わなければならないため、時間や手間がかかります。タイムカードは、使用後も5年間保管することが法律により義務付けられています。月ごとに増えるタイムカードの保管場所を確保しなければなりません。タイムカードによる勤怠管理から指紋認証など生体認証による入退室管理システムに替えれば、不要な時間外労働を防ぎ適切な有給休暇の取得に役立ちます。大量のタイムカードを準備したり処理する必要がありません。勤怠管理システムの導入は、1人ひとりにとって働きやすい労働環境作りにつながり、業務のスムーズな遂行に貢献します。
◎入退室管理システムに勤怠管理を用いるメリット
勤怠管理に活用できる入退室管理システムの導入は、建物全体のセキュリティ性向上に貢献します。入退室管理システムとは、建物において誰がどの区画、または部署や部屋にいつ出入りしたかを正確に把握してデータとして残せる方法です。オフィスにおいて万が一個人情報や契約に関わる機密情報の持ち出しなどのトラブルが発覚した際には、履歴を辿り当事者を迅速に特定できます。入退室管理システムにより、特定のエリアに入退室可能な人物所属先や役職によりそれぞれ権限を付与することができます。入退室管理システムが一般的に普及する以前は、人の出入りの管理のために警備会社と契約している所がありました。警備員の配置は不正な侵入などにある程度の効果がありますが、年間多くの費用がかかる上に見落としのリスクが伴います。入退室管理システムを採用すれば、基本的に警備員を配置する必要がなくなり警備費の削減に貢献します。不審者の見落としの不安がなく、高いセキュリティ性を保つことにもつながります。勤怠管理に貢献する入退室管理システムは、病院やクリニックなどの医療機関や介護施設にもメリットをもたらします。高齢の方や小さなお子さん、体調不良を訴える方が出入りする場所においては、感染症の拡大が懸念されます。入退室管理システムにより入院病棟や介護エリアへの出入りを制限できれば、感染症の拡大を未然に防げる可能性が高まります。勤怠管理に役立つ入退室管理システムの認証履歴を活用すれば、もし特定の感染症に罹患した人がいた場合、同じ区画や近いエリアにいた人物を特定できます。勤怠管理に役立つ入退室管理システムの導入は、いつ起こるか予想できない地震などの自然災害や万が一の火災が起きた際にも効果を発揮します。災害が発生した場合、誰がすでに避難を終えているか、どの人物が建物内に残っている可能性があるかを迅速に把握することが非常に重要です。勤怠管理に貢献する入退室管理システムを導入すれば、勤怠管理の記録や履歴により、今日は誰が出勤していてどの人が休暇を取得しているか、どこに取り残されている可能性があるかをいち早く把握できます。迅速な避難を促し適切な救助にもつながります。
◎まとめ
入退室管理システムは、出入り口だけではなく各エリアや部屋などへの人の入退室を把握し記録するもので、勤怠管理と組み合わせることで、さらにセキュリティが向上します。勤怠管理と連携した入退室管理システムの導入をご検討の際は、KJ TECH japanにご相談ください。
