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顔認証を用いた入退室管理と勤怠管理を連携するメリット

働き方改革が進むなかで、出退勤管理の効率化や、セキュリティ強化に課題を感じている企業が多くなっています。とくに、従来型の出退勤管理において問題となりやすい打刻ミスや代理打刻、出退勤管理と入退室管理の分断等の問題が顕在化しています。こうした課題を解決する手段として注目されているのが、顔認証による出退勤管理です。近年では、顔認証による出退勤管理と入退室管理を連携させることで、より効率的で正確な管理を実現する企業が増えています。

◎企業の出退勤管理における課題

企業における出退勤管理は、従業員の労働時間を正確に把握するために欠かせない業務です。従来の出退勤管理で利用されている、タイムカードやICカードによる打刻方法では、さまざまな課題が発生するケースがあります。タイムカードやICカード、社員証を使った打刻システムは、導入しやすい一方で代理打刻が発生する可能性があります。よくあるケースとして、遅刻しそうな従業員の代わりに同僚が打刻してしまうといった場合です。このような行為が習慣化すると、実際の労働時間と勤怠データに差が生じ、正確な労務管理が難しくなります。こうしたなりすまし打刻は、企業にとって労務管理上のリスクとなるだけでなく、従業員間の公平性を損なう原因にもなりかねません。リモートワークやフレックスタイム制度を導入している企業では、出退勤管理は煩雑になりやすく、従業員の勤務状況を把握しづらくなるため、不正打刻のリスクがより高まる場合があります。そのため、本人確認を確実に行える出退勤管理の導入が求められています。

出退勤管理では、不正打刻だけでなく、打刻漏れや入力ミスといったヒューマンエラーも大きな課題となっています。出勤時や退勤時に打刻を忘れてしまうケースは珍しくありません。とくに忙しい業務の合間や、外回りが多い職場では、打刻忘れが発生しやすいのが現状です。手入力で勤怠を記録する出退勤管理の場合、入力ミスが発生することも度々見られ、正確な勤怠データを把握することが難しくなります。こうした出退勤管理におけるミスは、修正作業が必要となり、従業員への確認や勤怠データの修正作業は必要以上に手間がかかります。そのため、管理部門の業務負担が増える原因になりえます。こういったことから従来の出退勤管理での運用では、修正対応に多くの時間が割かれ、本来注力すべき業務に集中できないという問題も生じます。また、オフィスのセキュリティ対策として、入退室管理システムを導入している企業が増えていますが、入退室管理と出退勤管理が別々のシステムで運用されているケースも少なくありません。そのため、実際の在室時間と勤怠データに差が生じることがあります。オフィスに入室しているにもかかわらず打刻がされていないケースや、退室後も勤怠上は勤務が続いているように見えるケースです。このような状況では、正確な労働時間の把握が難しいのが実情です。このような背景から、出退勤管理と入退室管理を連携させ、従業員の勤務状況を一元管理する仕組みを導入する企業が増えています。

◎顔認証による出退勤管理の流れ

従来の出退勤管理で起こりやすい課題を解決する方法として注目されているのが、顔認証技術を活用した出退勤管理です。顔認証とは、個人固有の顔を用いた生体認証技術のひとつで、高い認証精度を誇ります。まず、従業員の顔データをあらかじめシステムに登録します。出勤時や退勤時にカメラの前に立つと、システムが顔の特徴を読み取り、登録されているデータと照合します。本人であることが確認されると、そのタイミングが出勤または退勤として自動的に記録されるシステムです。従来の出退勤管理で定番のタイムカードは、シンプルで導入しやすい一方、代理打刻のリスクに加えて、管理の手間が発生するのが課題のひとつです。また、ICカードによる打刻は利便性は高いものの、カードの貸し借りによる不正打刻を完全に防ぐことは難しいという課題が残ります。IDやパスワードによる出退勤管理システムにおいても、アカウント情報を共有してしまえば他人が打刻できます。また、カードは紛失が起こった際に、再発行のコスト、再設定の手間を要します。パスワードが外部に漏洩してしまった際には、パスワードの更新、周知の作業が必要となるため、管理コストの発生を免れません。一方、顔認証での出退勤管理では、個人の顔データをもとに本人確認を行うため、不正打刻や代理打刻、カードの貸し借り、アカウント共有といった不正を防ぐことができます。顔認証を導入後は、カード作成や再発行のコストがカットされ、それに伴う業務も削減できます。

指紋認証などの生体認証も出退勤管理に利用されていますが、指紋認証はセンサーに触れる必要がある場合もあり、衛生面や利用のしやすさが課題になるケースがあります。一方、顔認証は顔をカメラに向けて認証させるだけで本人確認を行えるため、センサー部分に触れたり、カードを取り出したりする手間がなく、非接触で認証が完了します。また、そういった手間を省くことで、スムーズに打刻できる点が顔認証の特徴であり、それにより出退勤時の混雑を軽減できるメリットがあります。顔認証は、従業員が特別な操作をする必要がないため、日常業務の流れのなかで自然に出退勤の記録を行えます。さらに、出退勤管理の自動化の促進も特筆すべき点です。出退勤の打刻データが自動的に記録されるため、手入力によるミスや修正作業を減らすことができ、出退勤管理の業務効率化にもつながります。このように、顔認証を活用することで本人確認と打刻を同時に行うことができ、従来の打刻方法と比べて効率的な出退勤管理が実現します。

◎出退勤管理と入退室管理システムを連携するメリット

顔認証による出退勤管理は、それ単体でも勤怠管理の効率化に役立ちますが、入退室管理システムと連携させることで、さらに大きな効果を発揮します。入退室管理とは、オフィスや施設への入室と退室を管理するシステムのことで、セキュリティ対策として導入している企業が増えています。出退勤管理と入退室管理を連携させることで、従業員の勤務状況をより正確に把握できるようになり、出退勤管理の業務効率化やセキュリティの強化につながります。出退勤管理と入退室管理を連携させる最大のメリットは、入退室の記録をそのまま出退勤データとして活用できる点です。たとえば、従業員がオフィスの入口で顔認証を行って入室すると、そのタイミングが自動的に出勤時刻として記録されます。また、退室時の認証が退勤時刻として記録されるように設定することも可能です。このように、入退室時の顔認証による出退勤管理の仕組みを導入することで、従業員が打刻操作を行う必要がなくなり、打刻忘れや入力ミスの防止につながります。とくに、出退勤の時間帯に、打刻端末の前に人が集中するような職場では、顔認証によりスムーズな出退勤管理を実現できる点が大きなメリットになります。顔認証を用いた出退勤管理では、外出や再入室などの履歴も自動的に記録されるため、勤務状況をより正確に把握できます。

入退室管理システムは、企業のセキュリティ対策としても重要な役割を果たします。顔認証による入退室管理を導入することで、事前に登録された従業員のみが施設に入室できる仕組みを構築可能にします。共連れや、なりすましによる不正侵入を防止することできるため、セキュリティレベルが高まります。また、入退室管理の導入により、第三者の不正入室を防止できるだけでなく、誰がいつどこに入退室したのかを記録として残すことができる点もメリットです。万が一、トラブルが発生した場合でも、入退室履歴を確認することで状況を把握しやすくなります。また、カードを使用した入退室管理では、社員証やカードの貸し借りによる不正侵入のリスクがありますが、顔認証であれば本人確認をより確実に行うことが可能となります。セキュリティレベルを高めながら、利便性も両立できる点は顔認証システムの大きな特徴といえます。そして、出退勤管理と入退室管理を連携させることで、実際の在室時間と勤怠データを照らし合わせやすくなることも導入メリットのひとつです。従来の出退勤管理では、打刻だけでは実際の勤務状況を完全に把握することが難しいケースがありました。たとえば、出勤打刻をしてから長時間席を外している場合や、退勤打刻を忘れてしまった場合などがあげられます。入退室管理におけるデータを出退勤管理に活用することで、こうした状況を客観的に確認することができ、より正確な労働時間の管理につながります。

出退勤管理と入退室管理の連携は、長時間労働の把握や勤務状況の可視化にも役立ちます。働き方改革が進むなかで、企業には従業員の労働時間を適切に管理することが求められています。このような流れのなか、出退勤管理と入退室管理を連携させることで、労務管理の透明性を高めることができます。また、出退勤管理と入退室管理を別々に運用している場合、データの確認や照合に手間がかかることがあります。出退勤データに不備があった際に、入退室履歴を別のシステムで確認するといった作業が必要になる場合です。しかし、出退勤管理と入退室管理を連携させて一元管理できるようになれば、こうした確認作業を効率化できます。管理者はひとつのシステム上で出退勤管理の情報と入退室の情報を確認できるため、運用負担の軽減になります。そして出退勤管理のデータが自動で記録される仕組みを整えることで、打刻修正や手動入力といった作業を減らすことも可能になり、人事部門の業務効率化にも貢献します。

◎顔認証による出退勤管理の導入ポイント

顔認証による出退勤管理は、出退勤管理の効率化やセキュリティ強化に役立つ仕組みですが、導入を検討する際にはいくつか確認しておきたいポイントがあります。顔認証システムを導入する際にまず確認したいのが、認証精度です。顔認証は、カメラで顔の特徴を読み取って本人確認を行うため、照明環境や設置場所によって認証のしやすさが変わることがあります。オフィスの入口や工場の出入口など、設置場所によっては光の当たり方や、人の動線が異なるため、環境に適した顔認証リーダーの機器や設定を選ぶことが重要になります。また、顔認証の精度が低いと、入退室の度に何度も認証が必要になり、出退勤管理を正確に記録することができません。業務効率化や正確な出退勤管理のための顔認証システムの導入が、従業員のストレスにつながってしまう可能性があるため、機器の性能面も確認することが大切です。

また、マスク着用のまま認証が可能であると、入退室時にマスクを外す手間がなくなり、立ち止まったり、手荷物をおろしたりする動作が不要になります。そのため、マスク着用のまま顔認証が成立する高性能な顔認証リーダー導入の需要が高まっています。こういった背景から顔認証リーダーを選ぶ際は、マスクを着用した状態でも認証できるかどうかといった点も確認しておくと安心です。顔認証システムの精度は、端末によって違うため、実際の運用環境を想定して選定することが重要です。また、認証スピードも欠かせない要素のひとつです。正確な出退勤管理の運用には、混雑しやすい出退勤時でのスピード認証が欠かせません。ウォークスルーで顔認証ができ、スムーズに入退室できることが信頼性のある出退勤管理へとつながります。また、出退勤データの集計作業を自動で行う機能のある顔認証リーダーは、手作業で行う出退勤管理の業務を簡略化し、業務効率を飛躍的にあげる効果があります。

◎入退室管理と勤怠管理を連携できる顔認証リーダーFE-500

KJ TECH japanの顔認証リーダーFE-500は、出退勤管理と入退室管理の連携が可能な高精度な顔認証リーダーです。顔認証率は99.99％と非常に高く、認証スピードは0.3秒と高速認証を実現しています。顔認証以外に、カード認証、暗証番号認証、QRコード認証が搭載されており、顔認証と組み合わせた二重認証も設定可能になっています。高性能なスピード認証と、最大5人まで検出可能なマルチフェイスを搭載しています。そのため、複数人が通行する場合も同時認証が可能で、より一層正確な出退勤管理と入退室管理へと直結します。最大2m離れた場所からの認証が可能で、3D認証方式と赤外線センサーによるライブ検出機能を採用しています。そのゆえ、なりすましによる不正打刻や不正侵入を防止します。AIチップが搭載されており、マスクの着用で顔の半分が隠れていても本人確認ができます。50,000件の顔と200,000件のイベントログを登録できるため、小規模なオフィスから大規模な企業まで対応可能です。また、勤怠管理と連携することで、労務作業の効率化とビジネスの生産性の向上が実現できます。

顔認証リーダーFE-500は、カラーとブラックの2色展開でブラックは日本専用モデルです。本体サイズは、92mm×30mm×194mmのコンパクトサイズで場所を選びません。オンプレミス型に対応しており、安全なセキュリティ環境で運用できることも特長のひとつです。分割購入プランが用意されており、標準設置費込みで月々9,800円～、60回払いで導入することができます。初期導入費用をおさえながら、出退勤管理と入退室管理を連携した多機能かつ、高性能な管理システムの導入が可能です。導入検討時に懸念材料となる初期費用ですが、分割プランの利用により月額での支払いが可能で、コスト分散ができます。まとまった資金を準備するまで導入を待つ必要がなく、早期に出退勤管理の改善とセキュリティ強化を実現できます。

◎まとめ

顔認証を用いた出退勤管理は、入退室管理を連携させることで業務効率化を実現し、さらに出退勤管理の正確性と利便性を向上させます。加えて、高性能なセキュリティ対策としての効力をも発揮します。分割プランを活用することで、初期費用をおさえながら現在の出退勤管理における課題解決を早期に叶えることができます。顔認証を用いた出退勤管理と入退室管理の連携システムをご検討の際は、KJ TECH japanまでお問い合わせください。

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