コラム
COLUMN
勤怠管理を効率化する顔認証を用いた入退室管理システム
勤怠管理の現場では、打刻漏れの確認、修正対応、月末月初の集計作業が担当者の大きな負担になっています。さらにテレワークや直行直帰など多様な働き方が広がるほど、紙やタイムカードでの勤怠管理では正確な労働時間の把握が難しく、法令対応のリスクがあります。こうした課題を見直す方法のひとつが、顔認証を用いた入退室管理システムの導入です。確実な本人確認ができる顔認証打刻により、打刻記録の精度向上や勤怠管理業務の効率化が期待できます。
◎勤怠管理における業務負担の課題
タイムカードや紙ベースの勤怠管理を続けている職場では、担当者の手作業に依存した運用が続いており、日々の業務の中でさまざまな課題が積み重なっています。従業員数の少ない企業ほど入退室管理システムを導入していない傾向がみられ、限られた人数で勤怠管理業務を担っています。まず負担になるのが打刻漏れや記入ミスへの対応です。出退勤時の打刻忘れ、休憩時間の記入漏れなどが発生すると、そのたびに本人へ確認を取り、上長の承認を得たうえで修正対応を行う必要があります。件数が少ないうちは対応できても、月末月初に集中すると勤怠管理担当者の負担は一気に増えます。とくに月末月初に、残業申請や休暇申請の承認対応とも重なることで、勤怠管理の締め作業時に残業が慢性化しやすい状況を生み出すのです。残業時間の管理や遅刻・早退の確認に手間がかかることも勤怠管理担当者に共通する悩みです。働き方改革関連法の施行により、36協定にもとづく時間外労働の上限規制や年次有給休暇の時季指定が企業に求められるようになりました。そんな中、タイムカードによる勤怠管理では、勤務時間をリアルタイムで把握しにくく、正確な情報を得られるのが月末の集計後になることもあります。残業時間が上限に近づいている従業員への早期対応が難しく、休暇申請や有給休暇取得の管理も勤怠管理担当者の負担になっています。労働時間をリアルタイムで把握できない環境では、勤怠管理の精度を高めることが難しいのが現状です。タイムカードによる勤怠管理では、本人確認があいまいになりやすい課題もあります。本人以外が代わりに打刻する、なりすまし打刻が起きても、担当者が気付きにくい構造になっています。記録自体は残せても不正打刻が発生すると、実態と異なる勤務時間が記録され、勤怠管理における労働時間の正確な把握が難しくなります。さらに働き方の多様化が進み、リモートワークや外回りの従業員が増えるほど、タイムカードによる運用では対応しきれない場面が増え、勤怠管理の負担はさらに重くなります。
◎勤怠管理を効率化する認証方式の選び方
タイムカードによる勤怠管理の課題を解決する手段として、打刻方法の見直しが効果的です。入退室管理システムで使われる打刻・認証方式は、大きく分けて物理認証と生体認証があります。それぞれの特徴と課題を理解したうえで、自社の運用環境や勤怠管理担当者の負担軽減という観点から適切な認証方式を選ぶことが重要です。物理認証とは、カードや暗証番号など物理的な媒体や情報を使って本人確認を行う認証方式です。ICカード認証はカードをリーダーにかざすだけで打刻できるため、操作がシンプルで導入しやすい反面、カード忘れや紛失が起きるたびに担当者の対応が必要になります。暗証番号認証は、カードが不要で手軽に導入できますが、番号の共有や漏洩のリスクを抱えています。いずれの物理認証もコストがおさえやすく、操作がわかりやすい一方で、本人以外が代わりに打刻できてしまう構造的な課題があるため、導入環境を工夫することが大切です。生体認証とは、指紋や静脈、顔といった身体的な特徴を使って本人確認を行う認証方式です。本人以外のなりすましが難しく、勤怠管理における不正打刻の抑止に効果があります。指紋認証は比較的導入コストをおさえやすく普及が進んでいますが、手荒れや汚れによって認証精度が下がる場合があります。静脈認証は指や手のひらの静脈パターンを読み取るため認証精度が高く、なりすましが難しい反面、導入コストが高めになる傾向があります。顔認証を用いた入退室管理システムは、カメラに顔を向けるだけで認証が完了するため、手ぶら・非接触での打刻が可能です。マスク着用やメガネをかけた状態でも安定して顔認証できる機種も増えており、衛生管理が求められる現場や出退勤が集中する時間帯でもスムーズな勤怠管理の運用が期待できます。入退室管理システムの認証方法を選ぶ際には、給与計算ソフトや勤怠管理システムとの連携ができる機種を選ぶことで、打刻データを自動で連携でき、手入力や転記作業の削減に役立ちます。36協定にもとづく残業時間の上限管理や有給取得の把握には、労働時間をリアルタイムで把握できる入退室管理システムを選ぶことが大切です。担当者だけでなく従業員も日常的に使うシステムであるため、操作のしやすさやサポート体制も入退室管理システムの導入前に確認しておくと安心です。
◎顔認証を用いた入退室管理システムの導入効果
入退室管理システムで使われる認証方式にはそれぞれ特長がありますが、勤怠管理の現場で重視されやすいのは、本人確認のしやすさと日々の運用負担のバランスです。その点で顔認証は、本人確認を明確にしやすいだけでなく、手ぶらで非接触の打刻ができるため、勤怠管理を見直したい企業において有力な選択肢といえます。タイムカードによる手作業中心の勤怠管理から、顔認証を用いた入退室管理システムへ切り替えることで、担当者の業務負担は大きく変わります。顔認証を用いた入退室管理システムの大きな効果は、なりすまし打刻を構造的に抑止できる点です。本人の顔情報を使って認証を行うため、タイムカードのように他者が代わりに打刻することができません。正確な打刻データが蓄積されることで、勤怠管理における労働時間の記録精度が上がり、36協定にもとづく残業時間の上限管理にも対応しやすくなります。次に打刻確認や修正対応の負担を減らしやすい点です。顔認証を用いた入退室管理システムへ移行すると、打刻データがシステム上に記録されるため、確認や修正が減り日々の打刻記録を管理しやすくなります。月末月初に集中しがちだった集計・修正作業の件数が減り、締め作業の残業をおさえることが期待できます。非接触で運用ができる点も顔認証の特長です。カメラに顔を向けるだけで打刻が完了するため、機器に触れる必要がなく、衛生面が求められる現場でも安心して運用できます。カード認証や暗証番号認証に比べて、カード忘れや紛失、番号忘れや漏洩などのリスクを削減し、担当者と従業員双方の負担軽減が期待できます。また高速で顔認証できる機器を選択することで、出退勤が集中する時間帯でも認証渋滞を緩和でき、従業員のストレスなくスムーズな勤怠管理の運用が可能です。さらに入退室管理システムと勤怠管理システムを連動させることで、入退室の記録と勤務時間の管理を1台で一元化できます。残業・休日出勤・有給などの申請と承認もシステム上で完結し、テレワークや直行直帰の従業員も、スマホから打刻・申請ができれば多様な働き方にも対応しやすくなります。顔認証による入退室管理システムの導入を検討する際に懸念されやすいのが認証精度の問題です。顔認証の認証方式には、顔の平面画像を使う2D認証方式と、赤外線センサーを使って立体的に顔の構造を読み取る3D認証方式があります。3D認証の機器であれば、周囲の明るさの影響を受けにくく、マスクや帽子などを着用したままでもスムーズに認証できます。写真などを使ったなりすましを防ぎ、高い精度での顔認証が可能です。従業員への説明を丁寧に行うことも大切です。顔認証に不安を感じないために、導入目的や運用方法、例外時の対応を事前に共有しておくと、現場の混乱をおさえやすくなります。顔認証が通りにくい場合に備え、カード認証や暗証番号認証など複数の打刻方式を併用できる入退室管理システムを選ぶことで、運用が止まるリスクをおさえられ、従業員の安心感にもつながります。
◎勤怠管理の業務負担を解消する顔認証リーダーFE-500L
KJ TECH japanの顔認証リーダーFE-500Lは、顔認証に加えて、カード認証、暗証番号認証、QRコード認証に対応しています。ひとつの認証方式だけでなく、顔認証とカード認証など、2つの認証方式を組み合わせて認証できます。顔認証が通りにくい場合でもカード認証や暗証番号認証に切り替えられるため、入退室管理システムの運用が止まるリスクを避けられます。FE-500Lの顔認証速度は、0.3秒未満と高速で、最大3名まで同時に認証ができるため、出退勤が集中する時間帯でも認証渋滞をおさえやすく、スムーズな勤怠管理の運用が期待できます。またFE-500Lは3D認証方式を採用しており、マスク着用やメガネをかけた状態でも安定した顔認証が可能です。写真や動画を使ったなりすましにも対応したライブ検出機能を搭載しているため、勤怠管理における不正打刻の抑止に効果的です。オプションで給与自動計算機能を追加でき、入退室管理システムから給与データ作成までの勤怠管理の手作業を大幅に削減できます。入退室管理システムに顔認証を導入する際に懸念されるのが、導入コストへの不安です。FE-500Lの分割プランは標準設置費込みの月額固定料金のため、初期費用をおさえながら導入できます。タイムカードから顔認証へ乗り換えるための2つのプランを用意しており、入退室管理の分割プランは標準設置費込みで、月々1台6,800円・60回払いで導入が可能です。打刻から集計・締め作業まで一括で効率化したい場合は、CX勤怠管理連動の分割プランが有効な選択肢です。月々1台8,800円・60回払いで、クラウド型勤怠管理システムをセットで導入できます。分割プランを活用し、まず1台から導入して効果を確認し、運用にあわせて台数を増やす段階的な展開も可能なため、はじめて勤怠管理に入退室管理システムを導入する企業でも無理なく始められます。
◎勤怠管理業務を自動化するCX勤怠管理の活用方法
FE-500Lと組み合わせて活用できるのが、クラウド型勤怠管理システムのCX勤怠管理です。はじめて勤怠管理システムを導入する企業にも、シンプルで使いやすく、ユーザー登録はほぼ無制限にできます。CX勤怠管理は、PC・スマホ・タブレットに対応しており、場所を問わず打刻・申請・確認が可能です。テレワークや直行直帰の従業員もスマホから打刻できるため、出社前提のタイムカードでは対応しきれなかった、多様な働き方の勤怠管理にも柔軟に対応できます。また打刻時にGPSで位置情報を取得できるので、離れた拠点や外出先からの打刻状況も把握しやすくなります。残業・休日出勤・有給などの申請と承認もシステム上で完結するため、勤怠管理担当者が紙やメールで申請を受け付ける手間がなくなります。顔認証打刻データは、リアルタイムでCX勤怠管理に自動記録され、手入力や転記といった作業が不要です。勤怠管理の集計や計算も自動化され、月末の締め作業にかかる時間を大幅に短縮できます。残業時間や有給取得状況をリアルタイムで確認できるので、36協定の上限に近づいている従業員への早期対応も可能です。勤怠管理データは、給与ソフトの形式にあわせたCSV出力に対応しており、給与計算との連携もスムーズです。さらに安否確認機能も備えており、災害時には掲示板から従業員へ一斉通達ができ、緊急時の初動対応にも役立ちます。
◎分割プランを活用した顔認証リーダーFE-500Lの導入事例
顔認証リーダーFE-500Lの分割プランを活用することで、初期費用をおさえながら勤怠管理の課題解決が可能になります。さらにCX勤怠管理との連動により、集計作業の自動化と担当者の業務負担軽減を実現しています。
⚪︎クリニックに顔認証リーダーFE-500Lを分割プランで導入
少人数で運営するクリニックでは、人手不足の中で担当者が勤怠管理を兼務しており、シフト管理や有給管理の手間が課題でした。FE-500LをCX勤怠管理連動の分割プランで導入したことで、初期費用をおさえながら、非接触の顔認証による打刻が可能になり、医療現場での衛生面の不安も解消されました。打刻データは勤怠管理システムに自動記録されるため、勤務時間の集計や計算も不要になり、担当者の負担軽減につながっています。
⚪︎保険代理店に顔認証リーダーFE-500Lを分割プランで導入
外回りや顧客訪問で直行直帰が多い保険代理店では、タイムカードでの勤怠管理に限界を感じていました。顔認証リーダーFE-500LをCX勤怠管理連動の分割プランで導入し、初期費用をおさえることができました。外出先からもスマホで打刻・申請が可能になったことで、リアルタイムで勤務時間を正確に把握でき、勤怠管理の集計作業の自動化で月末の締め作業にかかる時間が大幅に削減されました。
◎まとめ
タイムカードから顔認証を用いた入退室管理システムへ切り替えることで、不正打刻を抑止し、正確な労働時間の把握が可能になります。また分割プランを活用し、CX勤怠管理と連動することで、初期費用をおさえながら勤怠管理の集計作業を自動化でき、担当者の業務負担軽減につながります。顔認証を用いた入退室管理システムをご検討の際は、KJ TECH japanまでお問い合わせください。
